Come monitorare i tempi e i costi di uno studio tecnico grazie a un software

Ecco uno strumento con il quale gestire e organizzare le attività e le fasi lavorative in uno studio tecnico

Per la gestione e l’organizzazione del lavoro in uno studio tecnico è di fondamentale importanza avere uno strumento versatile che permetta di organizzare il lavoro e di migliorare e gestire al meglio la produttività dello studio.

Un software gestionale è sicuramente tra le migliori soluzioni in grado di velocizzare e automatizzare tutte quelle procedure che rallentano il lavoro in ufficio.

Ma quali sono le caratteristiche che dovrebbe avere tale software?

Innanzitutto, deve essere in grado di garantire l’integrazione, il controllo e il coordinamento delle attività al fine di favorire l’ottimale razionalizzazione del lavoro, l’esatta definizione di costi e ricavi e la corretta gestione delle risorse interne.

Un software gestionale, inoltre deve offrire la possibilità di gestire in modo corretto e funzionale l’iter delle pratiche da evadere.

Con Ufficius, il software gestionale di ACCA, per ogni pratica è possibile definire con una struttura ad albero, un organigramma e le giuste procedure da seguire. Oltre a ciò è possibile definire i responsabili, gli esecutori, i tempi di realizzazione, le risorse impegnate, i costi, le scadenze, le interrelazioni con le altre attività e la checklist con le istruzioni di lavoro, così come visualizzare in un unico diagramma, il Gantt con tutte le pratiche.

Vediamo come in pochi semplicissimi step riusciamo a creare una pratica e a monitorarne costi e tempi.

Come creare e gestire una pratica

Con Ufficius possiamo creare una pratica da zero oppure acquisire la struttura da un archivio di pratiche già analizzate.

Ogni Pratica di Ufficius può essere rappresentata in maniera chiara e funzionale in funzione delle Attività e dei raggruppamenti di attività (Fasi) necessarie al suo svolgimento.

La possibilità di rappresentare la struttura delle Fasi e delle Attività della Pratica consente di poterne effettuare un’attenta analisi in modo da ottenere:

  • una puntuale programmazione delle attività per individuare il periodo necessario allo svolgimento della pratica;
  • un’efficace e dettagliata rilevazione dei costi delle attività per avere un chiaro quadro “economico” della pratica;
  • programmare un attento controllo di ogni attività della pratica con istruzioni e check list;
  • un’efficacissima modalità di archiviazione della documentazione prodotta nell’ambito di ogni attività.

In Ufficius, ogni pratica acquisita dall’archivio contiene, al suo interno l’iter logico di Fasi e Attività necessarie al suo svolgimento e, per ogni Attività, la possibilità di gestire liste di controlli ed istruzioni ed i modelli per la produzione della documentazione necessaria.

Fasi e Attività in una pratica

La struttura della pratica creata in fasi e attività ci permette di specificare i dati per ogni singola attività come ad esempio creare collegamenti a documenti specifici.

Oppure registrare, in pochi semplicissimi passaggi, i costi sostenuti per lo svolgimento di una attività (ore lavorate, risorse, etc.)

 

Di seguito un video su come creare una pratica con Ufficius

 

Come monitorare i tempi e i costi di una pratica

Una volta collegati i dati alle attività possiamo velocemente visualizzare e monitorare costi e tempi di tutte o di una singola pratica stampare o esportare report riepilogativi.

Inoltre, per ogni Pratica di Ufficius è possibile rappresentare, in appositi diagrammi di Gantt, i periodi previsti per lo svolgimento di tutte le relative Attività (programma delle Attività) in modo da ottenere la previsione del periodo di svolgimento dell’intera pratica, nonché la restituzione in tempo reale della sua fase esecutiva.

Di seguito un Video su come monitorare i tempi e i costi di una pratica

 

Clicca qui per conoscere Ufficius, il software gestionale per lo studio tecnico

 

 

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