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Studio associato e lavoro agile: come organizzarsi al meglio!

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Continuare le attività professionali di uno studio associato da remoto: ecco cosa serve per organizzare al meglio il lavoro

I professionisti italiani sono messi a dura prova dall’emergenza Covid-19/Coronavirus e stanno inevitabilmente riorganizzando le proprie procedure lavorative.

La contromisura per non sospendere del tutto le attività è il ricorso al lavoro da remoto o ad altre tipologie di “lavoro agile“.

Nasce l’esigenza per tutti i professionisti di riorganizzarsi per riuscire a lavorare direttamente da casa. Si rendono sempre più necessari, pertanto, strumenti per la “remotizzazione” del proprio ufficio.

In questo articolo, che fa parte di una sezione dedicata alle possibili declinazioni del lavoro agile, ti illustro come organizzare uno studio associato con lo scopo di fornire ai professionisti gli strumenti per proseguire e coordinare al meglio le proprie attività di lavoro, anche restando a casa.

Nello specifico, ti illustro le soluzioni più adeguate per le esigenze di:

Tutti i contenuti sono ricchi di immagini esplicative, GIF animate,  indicazioni e tutorial che ti consentono di avviare velocemente la tua attività professionale da remoto, di gestire il lavoro di gruppo, la logistica, i tuoi dipendenti, i tuoi dati, ecc., tutto grazie all’uso di una piattaforma cloud.

Le caratteristiche e organizzazione di uno studio associato

In tempi di multidisciplinarietà e settorializzazione delle competenze professionali, anche il lavoro dei liberi professionisti si è modificato virando sempre più verso la collaborazione e la condivisione del lavoro, per implementare le opportunità e potenziare le competenze del singolo. E’ da tali esigenze che nasce la necessità di ricorrere alla formula dello studio associato.

Costituire uno studio associato significa riunire un gruppo di persone, aventi una diversa formazione o specializzazione, con l’obiettivo di moltiplicare le possibilità di scambio e opportunità: il team risulta più competitivo del singolo professionista, può attestarsi su fasce di mercato non raggiungibili dal singolo ed aspirare ad una maggiore stabilità economica.

I vantaggi di lavorare come libero professionisti in uno studio associato sono:

  • condivisione delle spese per la gestione dello studio
  • riduzione dei costi delle attrezzature (stampanti, pc, automobile aziendale, ecc.)
  • riduzione dei costi del personale (tirocinanti, segretaria, collaboratori esterni, ecc.)
  • offerta di un ventaglio di competenze più ampio e completo
  • ricerca di lavori più stimolanti e affini alla propria formazione
  • incremento della produttività.

Lo studio associato può essere costituito con una scrittura privata (autenticata da un notaio) o con un atto pubblico e deve essere trasmesso agli ordini professionali competenti. In termini fiscali, il reddito prodotto da un’associazione è inteso come reddito da lavoro autonomo (dunque non reddito di impresa) ed è  regolato dall’articolo 5 del DPR n. 917/86.

Lo spazio di lavoro che occupano tali studi è in genere molto ampio ed è così generalmente strutturato:

  • uffici open-space con molte postazioni di lavoro e pc
  • laboratori per la stampa, la rilegatura, o altre funzioni variabili in base ai professionisti coinvolti
  • spazi biblioteca, emeroteca, ecc.
  • spazi comuni per la pausa e il ristoro
  • ambiente destinato alle riunioni o agli incontri con i clienti.

Il kit perfetto per l’home working di uno studio associato

Abbiamo visto che, per funzionare in maniera ottimale, uno studio associato deve avere un’organizzazione condivisa e ben strutturata.  Occorre un piano in cui siano esplicitate le funzioni da svolgere, la suddivisione dei compiti e un mezzo sicuro per lo scambio dei dati e delle informazioni tra i diversi collaboratori.

Ma in tempi di emergenza, è possibile continuare a lavorare ognuno da casa propria? Come si organizza il lavoro di uno studio associato in modalità “lavoro agile”?

Vediamolo insieme.

Innanzitutto, qualsiasi sia la tua professione, gli strumenti indispensabili per operare in maniera efficace ovunque ti trovi sono:

  1. un notebook o un pc fisso
  2. una connessione internet
  3. una piattaforma Cloud
Remotizazione di uno studio singolo_Gli strumenti necessari

Gli strumenti necessari per la remotizzazione di uno studio associato

La maggior parte dei professionisti ha già sicuramente in dotazione tutti questi strumenti, pertanto, mi soffermo ad illustrarti solo i vantaggi offerti da una piattaforma cloud. Tra le varie piattaforme Cloud, ti consiglio usBIM.platform ONE (oppure la sua versione più completa usBIM.platform), sviluppata da ACCA in risposta alle reali esigenze dei suoi clienti.

Di seguito, ti spiego come gestire tutte queste esigenze con usBIM.platform ONE, la piattaforma con specifiche funzioni di comunicazione e scambio documentale, fruibile online da tutti i dispositivi (PC Desktop, Notebook, tablet, smartphone e altri devices).

Clicca qui per scoprire come ottenere usBIM.platform ONE gratis per un anno e approfondire le differenze tra unBIM.platform e usBIM.platform ONE.

La filosofia del “lavoro agile” applicata ad uno studio associato

Oltre ai tanti vantaggi già esaminati, avere uno studio associato implica anche nuove esigenze, come:

  • coordinare le diverse necessità dei singoli professionisti
  • comunicare con tutti i professionisti
  • scambiare dati e informazioni
  • lavorare allo stesso progetto ognuno secondo le proprie competenze
  • gestire grandi appalti BIM
  • organizzare le spese di gestione dello studio (pulizia, cartoleria, segreteria, utenze, ecc.)
  • avere un archivio per ogni singolo professionista
  • avere un archivio comune per la gestione del lavoro e dell’amministrazione dello studio.

Tutte queste necessità possono essere soddisfatte e gestite con usBIM.platform ONE.

Di seguito, ti illustro sinteticamente i principali benefici dell’utilizzo della piattaforma:

  • razionalizzazione e automazione di processi e procedure
  • tracciabilità delle informazioni e delle decisioni, evitando potenziali conflitti
  • riduzione della ridondanza di dati con la conseguente riduzione dei rischi legati alla loro duplicazione
  • comunicazioni tra le parti interessate attraverso appositi moduli e interfacce di riferimento (richieste di informazioni, meccanismi di notifica, ecc.)
  • trasparenza informativa in tema di proprietà dei dati, azioni compiute su di essi e disponibilità temporale delle informazioni.

Inoltre, nel caso di uno studio tecnico associato (che comprende architetti, geometri, ingegneri, geologi, ecc.) usBIM.platform ONE può aiutarti a gestire i processi BIM anche da casa:

  • progetti con metodologia e tecnologia BIM secondo le indicazioni del Codice degli Appalti (D.Lgs. 50/2016), del decreto BIM (D.M. 560/2017), delle norme UNI 11337 e PAS
  • gestisci e organizzi i dati in cloud nel rispetto del codice di condotta CISPE, del GDPR e delle indicazioni europee in materia di privacy
  • inviti altri tecnici sul tuo spazio di lavoro assegnando ruoli e permessi di accesso
  • salvi sulla piattaforma i file prodotti con qualsiasi software
  • gestisci il modello BIM con modelli 3D, documenti e dati
  • visualizzi direttamente file in formato IFC, DWG, DXF, OBJ, SKP, 3DS, RVT, ecc.
  • salvi i file dei tuoi elaborati direttamente dai software ACCA (Edificius, PriMus, CerTus, EdiLus, TerMus, ecc.)
  • hai la traccia delle azioni compiute sul modello BIM e le revisioni dei documenti condivisi
  • disponi di funzioni di backup automatico dei dati e disaster recovery
  • hai funzioni avanzate per la gestione di gate e workflow
  • visualizzi i modelli BIM in Real-Time
  • viaggi in prima persona nel progetto con la realtà virtuale immersiva
  • lavori con nuvole di punti e mesh texturizzate
  • convogli i dati dal cantiere nell’ACDat (ambiente di condivisione dei dati)
  • fai computo e contabilità on line direttamente sulla piattaforma
  • studi la sicurezza nei cantieri on line sulla piattaforma
  • organizzi i documenti e i dati del modello digitale (#TagBIM)
  • puoi integrare code checking, clash detection e BIM 4D
  • visualizzi e modifichi il modello BIM in formato IFC senza alcun software di Authoring BIM a pagamento.

In questo focus mi soffermerò principalmente sui vantaggi della piattaforma relativi alla gestione delle attività professionali in modalità “lavoro agile”, tralasciando per il momento, tutti i benefici delle attività ordinarie relative al lavoro tecnico e al BIM.

Come lavorare da casa con usBIM.platform: ecco un caso pratico

Analizziamo un esempio pratico.

Supponiamo di essere uno dei professionisti di uno studio associato costituito tra diverse figure tecniche con competenze specifiche differenziate:

  • un geometra che lavori ai rilievi e alle pratiche catastali
  • un architetto dedicato interamente alla progettazione architettonica
  • un architetto specializzato nel restauro
  • un ingegnere che provveda ai calcoli strutturali, alle autorizzazioni sismiche, ecc.
  • un ingegnere impiantista per il calcolo degli impianti termo-idraulici
  • un geologo che provveda alle indagini, alle relazioni geologiche, ecc.
  • un BIM manager che coordini tutti i processi BIM.

Per prima cosa ti spiego come gestire le attività logistiche ed organizzative dello studio e poi vediamo come strutturare le attività prettamente professionali anche restando a casa.

Gestisci le cartelle per l’archiviazione e lo scambio dei dati

Il primo passo per consentire ad uno studio associato di continuare il proprio lavoro anche da remoto consiste nel creare una struttura per l’archiviazione dei propri dati su un cloud, accessibile ovunque ti trovi.

Strutturare correttamente le cartelle, dunque, permette di avere un archivio con i propri dati consultabile anche da browser con un qualunque dispositivo. Questo consentirà di lavorare e gestire le questioni tecniche e amministrative dello studio anche a distanza.

Per esempio, potrà essere utile avere una cartella condivisa in cui archiviare tutte le bollette pagate (per esempio inserendo la scansione delle ricevute di pagamento), oppure una per le spese comuni da affrontare, ecc. Di seguito ti mostro un esempio schematico per l’organizzazione delle cartelle condivise.

L'organizzazione delle cartelle di uno studio tecnico associato

Studio tecnico associato: Organizzazione cartelle

Come si crea questa struttura per l’archiviazione?

L’amministratore dell’abbonamento gestisce i permessi delle cartelle che si trovano nel tool box sul lato sinistro dell’interfaccia del software, in modo da avere:

  • cartelle con dati e informazioni consultabili dal singolo professionista (contenenti il proprio materiale di lavoro)
  • cartelle condivise tra tutti i professionisti (contenenti bollette pagate o da pagare, calendario delle pulizie, file per l’organizzazione del materiale da comprare, ecc.).

La gestione dei permessi sulle cartelle di progetto è strutturata su più livelli.

Essi sono:

  • Solo Upload (U): l’utente carica la documentazione in piattaforma e vede solo la documentazione che ha caricato (primo livello)
  • Solo Visualizzazione (V): l’utente vede e scarica tutto il contenuto di una cartella ma non può caricare altro materiale (primo livello)
  • Visualizzazione + Upload (V+U): l’utente vede e scarica tutto il contenuto di una cartella ed inoltre ha la possibilità di caricare altra documentazione (secondo livello)
  • Visualizzazione + Upload + Modifica (V+U+E): l’utente vede e scarica tutto il contenuto di una cartella e carica altra documentazione. Inoltre, attraverso la funzione di Editing, può modificare gli attributi della documentazione, eliminarla o creare sottocartelle (terzo livello).

I parametri che entrano in gioco nell’attribuzione dei permessi sono:

  • Utente: il permesso viene attribuito a un Utente specifico
  • Ruolo: il permesso viene attribuito a un Ruolo specifico
  • Gruppo: il permesso viene attribuito a un Gruppo specifico
  • Compagnia: il permesso viene attribuito a una Compagnia specifica
  • Tutti: il permesso viene attribuito a chiunque.

Come gestire i permessi in usBIM.platform

Nella seguente GIF animata ti mostro come gestire i permessi delle cartelle di usBIM.platform.

Come aggiungere i permessi ad una cartella con usBIM.platform ONE

Come aggiungere i permessi ad una cartella con usBIM.platform ONE

Creare la struttura delle cartelle è semplice:

  • dalla schermata Home, seleziona il progetto di riferimento
  • aggiungi le cartelle alla struttura di default, cliccando sull’icona a forma di cartella.

Accedendo alla sezione “Opzioni Notifiche Cartella” del menu contestuale della cartella di progetto, attivi il servizio di notifica inerente alle operazioni effettuate sulla cartella e sul suo contenuto. Per attivare o disattivare il servizio di notifica desiderato, seleziona ON/OFF nella relativa finestra modale.

Se l’opzione di notifica è attiva, nel momento in cui viene effettuata la relativa operazione in piattaforma, ti viene inviata una mail con le relative informazioni.

Come utilizzare la chat

Per collaborare e comunicare a distanza con gli altri professionisti del tuo studio associato utilizza usBIM.platform Live chat. Sfruttando la messaggistica presente nel browser  è possibile comunicare in modo diretto per avere un confronto immediato sul lavoro con tutti gli utenti connessi su un progetto. Oltre a condividere i dati, usBIM.share consente al team di lavorare in gruppo su un file, coordinare le attività, agevolare le comunicazioni, evitare errori e dispersione di informazioni.

Come aggiungere i permessi ad una cartella con usBIM.platform ONE

Come aggiungere i permessi ad una cartella con usBIM.platform ONE

Come creare un workflow per coordinare le attività

Immaginiamo che tutti i professionisti dello studio associato siano coinvolti in un progetto di nuova costruzione di una serie di fabbricati residenziali. Occorre stabilire le attività da portare avanti e i professionisti impegnati in ciascuna attività.

Per gestire l’attività lavorativa a distanza è necessario creare un workflow (un flusso di lavoro), ovvero  una sequenza di attività collegate tra loro a cui associare i diversi professionisti coinvolti. Definire un flusso di lavoro efficiente può aggiungere un valore significativo alla gestione di un’organizzazione.

Per questa funzionalità occorre utilizzare usBIM.platform, la piattaforma di BIM management certificata IFC da buildingSMART international, ideale per le organizzazioni medie o grandi che intendono convertire al BIM tutti i processi aziendali.

Come utilizzare la Chat in usBIM.platform ONE

Come utilizzare la Chat in usBIM.platform ONE

In usBIM.platform i workflow si differenziano su diversi livelli. Ogni workflow ereditato da un diverso livello (sistema o abbonamento) o da un altro progetto, può essere utilizzato come struttura di partenza ed essere personalizzato in base alle specifiche esigenze di progetto.
Per il corretto funzionamento di un workflow si parte con la definizione dei task (compiti, attività da svolgere) per poi configurare i collegamenti ed abilitare gli utenti che saranno chiamati a svolgere quello specifico task. L’obiettivo è il coordinamento delle attività e delle persone, per migliorare l’efficienza organizzativa.

Per creare un nuovo workflow direttamente sul progetto:

  • clicca sul pulsante “Workflow
  • clicca sul menu contestuale
  • seleziona l’opzione “Workflow di Progetto”.

La selezione del pulsante “Crea un Workflow vuoto” apre una finestra con il form di inserimento dei dati. I campi da compilare sono:

  • Nome (campo obbligatorio)
  • Descrizione.

Cliccando sul pulsante “Salva” si aprirà una schermata all’interno della quale è possibile strutturare un nuovo workflow.
Come si struttura un workflow?

Segui questi semplici passaggi:

  • accedi alla maschera contenente lo spazio di lavoro per il disegno del workflow
  • struttura in totale libertà il tuo schema rappresentativo del flusso di lavoro, scegliendo tra le forme standard e trascinandole nell’area di disegno
  • al termine della costruzione, clicca sul pulsante “Salva Workflow”.

Come creare un Workflow per uno studio associato

Cliccando sul tasto “Task” accedi al menu contestuale dove visualizzi e selezioni i task su cui l’utente ha un’istruzione assegnata. Nel panel di sinistra “I miei task” viene mostrato lo stato dei singoli task, che può essere “Da eseguire” o “Eseguito”.
Selezionato un task, nella parte alta del panel di destra viene evidenziato il nome del workflow di appartenenza nonché le informazioni definite per la specifica attività.

Visualizzi il progetto con usBIM.browser

Lavorando ognuno da casa propria allo stesso progetto, al termine della progettazione o in qualsiasi momento di verifica e confronto del lavoro svolto, può essere utile visualizzare più documenti IFC in un’unica vista (ad esempio per confrontare il modello strutturale con l’architettonico o con il modello degli impianti). A questo punto può essere utile ricorrere ad usBIM.browser: il servizio online ACCA per la visualizzazione, navigazione e gestione online dei documenti condivisi all’interno dell’ACDat.

In particolare il servizio permette di:

  • visualizzare e gestire direttamente online tutti i dati, i documenti e i modelli che risiedono nell’ACDat, senza quindi la necessità di installare alcun software
  • collaborare con gli utenti connessi sul progetto in tempo reale, usufruendo anche di un servizio di messaggistica istantanea
  • descrivere con informazioni testuali commenti necessari alla soluzione di una problematica in merito al File IFC direttamente sul modello
  • navigare online il modello 3D con qualsiasi device dotato di una connessione ad internet
  • collegare tra loro elaborati grafici, descrittivi, specifiche tecniche ed altra documentazione
  • localizzare tutte le informazioni sugli oggetti del modello IFC tramite l’associazione di link o attribuire informazioni aggiuntive con l’inserimento degli #TagBIM
  • federare più modelli IFC in un’unica vista.

usBIM.browser mette a disposizione la funzionalità “Federazioni”.

Federazione modelli con usBIM.platform ONE

Federazione modelli in usBIM.browser

Per iniziare la federazione di più modelli:

  • clicca sul tasto “Federazioni”
  • clicca su “Nuova federazione”.

A questo punto si aprirà una finestra modale in cui viene richiesto l’inserimento del nome della nuova vista federata epuoi notare la presenza di un’apposita area dove è possibile trascinare i documenti da federare con il modello di partenza.

Dalla Griglia di progetto seleziona il documento che vuoi federare utilizzando la funzione Drag & Drop. Rilascia il documento nell’area dedicata al trascinamento presente nella finestra modale.
E’ possibile visualizzare entrambi i modelli nella stessa vista o accendere e spegnere uno dei due modelli in base alle esigenze.

Come ottenere gratis usBIM.platform ONE 

Puoi ottenere gratis usBIM.platform ONE per un anno. A tal fine è sufficiente scaricare usBIM.viewer+ e avere automaticamente l’accesso alla piattaforma. Per ulteriori indicazioni su come ottener gratis usBIM.platform, ti rinvio a quest’articolo.

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