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Studio con dipendenti e lavoro agile

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Tutto quello che ti serve per avviare il tuo studio con dipendenti allo smart working, anche durante l’emergenza Covid-19

I professionisti italiani sono messi a dura prova dall’emergenza Covid-19/Coronavirus e stanno inevitabilmente riorganizzando le proprie procedure lavorative.

La contromisura per non sospendere del tutto le attività è il ricorso al lavoro da remoto o ad altre tipologie di “lavoro agile“.

Nasce l’esigenza per tutti i professionisti di riorganizzarsi per riuscire a lavorare direttamente da casa. Si rendono sempre più necessari, pertanto, strumenti per la “remotizzazione” del proprio ufficio.

In questo articolo, che fa parte di una sezione interamente dedicata all’argomento, ti illustro come organizzare uno studio con dipendenti con lo scopo di fornire ai professionisti tutti gli strumenti per continuare a coordinare al meglio le proprie attività di lavoro, anche restando a casa.

Nello specifico, ti illustro le soluzioni più adeguate per le esigenze di:

Tutti i contenuti sono ricchi di immagini esplicative, GIF animate,  indicazioni e tutorial che ti consentono di avviare velocemente la tua attività professionale da remoto, di gestire il lavoro di gruppo, la logistica, i tuoi dipendenti, i tuoi dati, ecc. tutto con una piattaforma cloud.

La filosofia del “lavoro agile” applicata ad uno studio con dipendenti

Secondo gli ultimi aggiornamenti del decreto “Cura Italia”, le attività degli studi professionali possono continuare nel rispetto delle indicazioni anticontagio e favorendo le attività in modalità “lavoro agile”.

Per gli studi professionali con dipendenti questo implica una serie di nuove esigenze:

  • coordinare a distanza le diverse attività
  • scambiare dati e informazioni con i colleghi
  • continuare a gestire le spese d’ufficio (stipendi del personale, canone di locazione, utenze, ecc.)
  • avere un archivio accessibile a tutti anche da casa
  • verificare le attività dei dipendenti.

Come soddisfare queste necessità? Vediamolo insieme!

Per continuare a funzionare in maniera ottimale anche durante questa emergenza, uno studio con dipendenti deve avere un’organizzazione condivisa e ben strutturata.  Occorre un piano in cui siano esplicitate le funzioni da svolgere, la suddivisione dei compiti e un mezzo sicuro per lo scambio dei dati e delle informazioni tra i collaboratori.

Il kit del professionista per il lavoro agile

Innanzitutto, qualsiasi sia la tua professione, gli strumenti indispensabili per operare in maniera efficace ovunque ti trovi sono:

  1. un notebook o un pc fisso
  2. una connessione internet
  3. una piattaforma Cloud
Immagine a colori che mostra lo schema con gli strumenti necessari per la remotizzazione di uno studio con dipendenti

Gli strumenti necessari per la remotizzazione di uno studio

La maggior parte dei professionisti ha già sicuramente in dotazione tutti questi strumenti, pertanto, mi soffermo ad illustrarti solo i vantaggi offerti da una piattaforma cloud.

Tra le varie piattaforme Cloud, ti consiglio usBIM.platform ONE (oppure la sua versione più completa usBIM.platform), sviluppata da ACCA in risposta alle reali esigenze dei suoi clienti.

Di seguito, ti spiego come gestire tutte queste esigenze con usBIM.platform ONE, la piattaforma con specifiche funzioni di comunicazione e scambio documentale, fruibile online da tutti i dispositivi (PC Desktop, Notebook, tablet, smartphone e altri devices).

Clicca qui per scoprire come ottenere usBIM.platform ONE gratis per un anno e approfondire le differenze tra usBIM.platform e usBIM.platform ONE.

I vantaggi dell’uso di usBIM.platform ONE

Ti illustro sinteticamente i principali benefici derivanti dall’utilizzo della piattaforma, per il lavoro di uno studio con dipendenti:

  • razionalizzazione e automazione di processi e procedure
  • tracciabilità delle informazioni e delle decisioni per evitare potenziali conflitti
  • riduzione della ridondanza di dati con la conseguente riduzione dei rischi legati alla loro duplicazione
  • comunicazioni tra le parti interessate attraverso appositi moduli e interfacce di riferimento (richieste di informazioni, meccanismi di notifica, ecc.)
  • trasparenza informativa in tema di proprietà dei dati, azioni compiute su di essi e disponibilità temporale delle informazioni
  • verifica e controllo del lavoro di tutti gli utenti.

Inoltre, nel caso di uno studio tecnico con dipendenti, usBIM.platform ONE può aiutarti a gestire i processi BIM anche da casa:

  • progetti con metodologia e tecnologia BIM secondo le indicazioni del Codice degli Appalti (D.Lgs. 50/2016), del decreto BIM (D.M. 560/2017), delle norme UNI 11337 e PAS
  • gestisci e organizzi i dati in cloud nel rispetto del codice di condotta CISPE, del GDPR e delle indicazioni europee in materia di privacy
  • inviti altri tecnici sul tuo spazio di lavoro assegnando ruoli e permessi di accesso
  • salvi sulla piattaforma i file prodotti con qualsiasi software
  • gestisci il modello BIM con modelli 3D, documenti e dati
  • visualizzi direttamente file in formato IFC, DWG, DXF, OBJ, SKP, 3DS, RVT, ecc.
  • salvi i file dei tuoi elaborati direttamente dai software ACCA (Edificius, PriMus, CerTus, EdiLus, TerMus, ecc.)
  • hai la traccia delle azioni compiute sul modello BIM e le revisioni dei documenti condivisi
  • disponi di funzioni di backup automatico dei dati e disaster recovery
  • hai funzioni avanzate per la gestione di gate e workflow
  • visualizzi i modelli BIM in Real-Time
  • viaggi in prima persona nel progetto con la realtà virtuale immersiva
  • lavori con nuvole di punti e mesh texturizzate
  • convogli i dati dal cantiere nell’ACDat (ambiente di condivisione dei dati)
  • fai computo e contabilità on line direttamente sulla piattaforma
  • studi la sicurezza nei cantieri on line sulla piattaforma
  • organizzi i documenti e i dati del modello digitale (#TagBIM)
  • puoi integrare code checking, clash detection e BIM 4D
  • visualizzi e modifichi il modello BIM in formato IFC senza alcun software di Authoring BIM a pagamento.

In questo focus mi soffermerò principalmente sui vantaggi della piattaforma relativi alla gestione delle attività professionali in modalità “lavoro agile”, tralasciando per il momento tutti i benefici delle attività ordinarie relative al lavoro tecnico e al BIM.

Come lavorare da casa con usBIM.platform: ecco un caso pratico

Analizziamo un esempio pratico. Supponiamo di essere uno dei due titolari di uno studio tecnico con dipendenti. Tra i dipendenti ci sono tirocinanti, apprendisti e altri professionisti regolarmente abilitati allo svolgimento dell’attività professionale.

Per prima cosa, ti spiego come gestire le attività logistiche ed organizzative dello studio (ad esempio: come verificare il lavoro svolto dai dipendenti, la loro effettiva “presenza” al lavoro, come scambiare dati, ecc.) e poi mi soffermo su come strutturare le attività prettamente professionali anche restando a casa.

Gestisci le cartelle per l’archiviazione e lo scambio dei dati

Il primo passo per consentire ad uno studio con dipendenti di continuare il proprio lavoro anche da remoto, consiste nel creare una struttura per l’archiviazione dei propri dati su un cloud, accessibile ovunque ti trovi.

Strutturare correttamente le cartelle, dunque, ti permette di avere un archivio con i tuoi dati consultabile anche da browser con un qualunque dispositivo. Questo ti consentirà di lavorare e gestire le questioni amministrative dello studio anche a distanza.

Ad esempio potrà esserti utile una cartella condivisa con gli altri titolari in cui archiviare tutte le bollette pagate (inserendo la scansione delle ricevute di pagamento), oppure una per scambiare dati e file con i dipendenti. Di seguito ti mostro un esempio schematico per l’organizzazione delle cartelle condivise.

Immagine che rappresenta l'organizzazione delle cartelle all'interno della piattaforma online usBIM.platform

usBIM.platform| Organizzazione delle cartelle

Come si crea questa struttura per l’archiviazione?

L’amministratore dell’abbonamento gestisce i permessi delle cartelle che si trovano nel tool box sul lato sinistro dell’interfaccia del software, in modo da avere:

  • cartelle con dati e informazioni consultabili dal singolo professionista (contenenti il proprio materiale di lavoro)
  • cartelle condivise con gli altri titolari (contenenti bollette pagate o da pagare, calendario delle pulizie, file per l’organizzazione del materiale da comprare, ecc.)
  • cartelle condivise a cui hanno accesso anche i dipendenti (contenenti il materiale su cui lavorare, ecc.).

La gestione dei permessi sulle cartelle di progetto è strutturata su più livelli.

Essi sono:

  • Solo Upload (U): l’utente carica la documentazione in piattaforma e vede solo la documentazione che ha caricato (primo livello)
  • Solo Visualizzazione (V): l’utente vede e scarica tutto il contenuto di una cartella ma non può caricare altro materiale (primo livello)
  • Visualizzazione + Upload (V+U): l’utente vede e scarica tutto il contenuto di una cartella ed inoltre ha la possibilità di caricare altra documentazione (secondo livello)
  • Visualizzazione + Upload + Modifica (V+U+E): l’utente vede e scarica tutto il contenuto di una cartella e carica altra documentazione. Inoltre, attraverso la funzione di Editing, può modificare gli attributi della documentazione, eliminarla o creare sottocartelle (terzo livello).
GIF animata che mostra come organizzare i permessi delle cartelle su usBIM.platform

Come assegnare i permessi alle cartelle

I parametri che entrano in gioco nell’attribuzione dei permessi sono:

  • Utente: il permesso viene attribuito a un Utente specifico
  • Ruolo: il permesso viene attribuito a un Ruolo specifico
  • Gruppo: il permesso viene attribuito a un Gruppo specifico
  • Compagnia: il permesso viene attribuito a una Compagnia specifica
  • Tutti: il permesso viene attribuito a chiunque.

Creare la struttura delle cartelle è semplice:

  • dalla schermata Home, seleziona il progetto di riferimento
  • aggiungi le cartelle alla struttura di default, cliccando sull’icona a forma di cartella.

Se accedi alla sezione “Opzioni Notifiche Cartella” del menu contestuale della cartella di progetto, attivi il servizio di notifica inerente alle operazioni effettuate sulla cartella e sul suo contenuto. Per attivare o disattivare il servizio di notifica desiderato, seleziona ON/OFF nella relativa finestra modale.

Se l’opzione di notifica è attiva, nel momento in cui effettui la relativa operazione in piattaforma, ti viene inviata una mail con le relative informazioni.

Utilizzi la chat

Per collaborare e comunicare a distanza con i dipendenti del tuo studio utilizza usBIM.platform Live chat. Sfruttando la messaggistica presente nel browser comunichi in modo diretto per avere un confronto immediato sul lavoro con tutti gli utenti connessi su un progetto. Oltre a condividere i dati, usBIM.share consente al team di lavorare in gruppo su un file, coordinare le attività, agevolare le comunicazioni, evitare errori e dispersione di informazioni.

GIF animata che mostra come raggiungere la chat su usBIM.platform

Come assegnare raggiungere la chat su usBIM.platform

Crei un workflow per coordinare le attività

Immaginiamo che tutti i professionisti dello studio siano coinvolti su un progetto di nuova costruzione di un fabbricato. Occorre stabilire le attività da portare avanti e i professionisti impegnati in ciascuna attività.

Per gestire l’attività lavorativa a distanza, crea un workflow (un flusso di lavoro), ovvero  una sequenza di attività collegate tra loro a cui associare i diversi professionisti coinvolti. Definire un flusso di lavoro efficiente può aggiungere un valore significativo alla gestione di un’organizzazione.

Per questa funzionalità occorre utilizzare usBIM.platform, la piattaforma di BIM management certificata IFC da buildingSMART international, ideale per le organizzazioni medie o grandi che intendono convertire al BIM tutti i processi aziendali.

Immagine che mostra il Workflow di uno studio tecnico associato

Studio tecnico associato_Workflow

In usBIM.platform i workflow si differenziano su diversi livelli. Ogni workflow, ereditato da un diverso livello (sistema o abbonamento) o da un altro progetto, può essere utilizzato come struttura di partenza ed essere personalizzato in base alle specifiche esigenze di progetto.
Per il corretto funzionamento di un workflow parti con la definizione dei task (compiti, attività da svolgere) e successivamente configura i collegamenti ed abilita gli utenti che saranno chiamati a svolgere quello specifico task. L’obiettivo è il coordinamento delle attività e delle persone, per migliorare l’efficienza organizzativa.

Per creare un nuovo workflow direttamente sul progetto:

  • clicca sul pulsante “Workflow
  • clicca sul menu contestuale
  • seleziona l’opzione “Workflow di Progetto”.

La selezione del pulsante “Crea un Workflow vuoto” apre una finestra con il form di inserimento dei dati.

I campi da compilare sono:

  • Nome (campo obbligatorio)
  • Descrizione.

Se clicchi sul pulsante “Salva” si aprirà una schermata all’interno della quale puoi strutturare un nuovo workflow.
Come si struttura un workflow?

Segui questi semplici passaggi:

  • accedi alla maschera contenente lo spazio di lavoro per il disegno del workflow
  • struttura in totale libertà il tuo schema rappresentativo del flusso di lavoro, scegliendo tra le forme standard e trascinandole nell’area di disegno
  • al termine della costruzione, clicca sul pulsante “Salva Workflow”.

Se clicchi sul tasto “Task”, accedi al menu contestuale dove visualizzi e selezioni i task su cui l’utente ha un’istruzione assegnata. Nel panel di sinistra “I miei task” viene, inoltre, mostrato lo stato dei singoli task, che può essere “Da eseguire” o “Eseguito”.
Quando selezioni un task, nella parte alta del panel di destra, viene evidenziato il nome del workflow di appartenenza nonché le informazioni definite per la specifica attività.

Crei un workflow per accertare l’attività dei tuoi dipendenti

Se hai la necessità di verificare la continuità del lavoro da remoto dei tuoi dipendenti, crea un workflow appositamente strutturato.

Innanzitutto, crea una cartella in cui i tuoi dipendenti possono caricare periodicamente un file di testo con i resoconti delle attività svolte. Struttura un workflow delle attività quotidiane con task da spuntare ad intervalli regolari di tempo (per esempio in orario di inizio e fine delle attività, a metà mattinata, ecc.). In questo modo verifichi l’effettiva “presenza” dei tuoi dipendenti a lavoro ed annoti eventuali assenze, ritardi, ecc.

Immagine che rappresenta l'organizzazione delle presenze all'interno della piattaforma online usBIM.platform

usBIM.platform | Organizzazione delle presenze dei dipendenti

Visualizzi il progetto con usBIM.browser

Lavorando ognuno da casa propria allo stesso progetto, al termine della progettazione o in qualsiasi momento di verifica e confronto del lavoro svolto, può essere utile visualizzare più documenti IFC in un’unica vista (ad esempio per confrontare il modello strutturale con l’architettonico o con il modello degli impianti). A questo punto puoi ricorrere ad usBIM.browser: il servizio online ACCA per la visualizzazione, navigazione e gestione online dei documenti condivisi all’interno dell’ACDat.

Con usBIM.browser:

  • visualizzi e gestisci direttamente online tutti i dati, i documenti e i modelli che risiedono nell’ACDat, senza quindi la necessità di installare alcun software
  • collabori con gli utenti connessi sul progetto in tempo reale, usufruendo anche di un servizio di messaggistica istantanea
  • descrivi con informazioni testuali commenti necessari alla soluzione di una problematica in merito al File IFC direttamente sul modello
  • navighi online il modello 3D con qualsiasi device dotato di una connessione ad internet
  • colleghi tra loro elaborati grafici, descrittivi, specifiche tecniche ed altra documentazione
  • localizzi tutte le informazioni sugli oggetti del modello IFC tramite l’associazione di link o attribuisci informazioni aggiuntive con l’inserimento di #TagBIM
  • federi più modelli IFC in un’ unica vista.

usBIM.browser mette a disposizione la funzionalità “Federazioni”.

Federazione modelli con usBIM.platform ONE

Federazione modelli in usBIM.browser

Per iniziare la federazione di più modelli:

  • clicca sul tasto “Federazioni”
  • clicca su “Nuova federazione”.

A questo punto si aprirà una finestra modale in cui viene richiesto l’inserimento del nome della nuova vista federata e puoi notare la presenza di un’apposita area dove trascinare i documenti da federare con il modello di partenza.

Dalla “Griglia di progetto” seleziona il documento che vuoi federare utilizzando la funzione Drag & Drop. Rilascia il documento nell’area dedicata al trascinamento presente nella finestra modale.
Puoi visualizzare entrambi i modelli nella stessa vista o accendere e spegnere uno dei due modelli in base alle esigenze.

 

Differenze tra usBIM.platform e usBIM.platform ONE

Ti ricordo rapidamente che:

  • usBIM.platform è la piattaforma di BIM management dedicata a organizzazioni e studi professionali strutturati. Consente la gestione di Workflow
  • usBIM.platform ONE è la piattaforma collaborativa dedicata ai singoli utenti.

Ti ricordo che puoi ottenere gratis per un anno usBIM.platform ONE, seguendo queste indicazioni.

 

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