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Studio condiviso tra professionisti e lavoro agile

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Coordinare da remoto l’attività professionale e la gestione di uno studio condiviso: ecco come organizzare il lavoro nel migliore dei modi

I professionisti italiani sono messi a dura prova dall’emergenza Covid-19/Coronavirus e stanno inevitabilmente riorganizzando le proprie procedure lavorative.

La contromisura per non sospendere del tutto le attività è il ricorso al lavoro da remoto o ad altre tipologie di “lavoro agile“.

Nasce l’esigenza per tutti i professionisti di riorganizzarsi per riuscire a lavorare direttamente da casa. Si rendono sempre più necessari, pertanto, strumenti per la “remotizzazione” del proprio ufficio.

In questo articolo, che fa parte di una sezione interamente dedicata all’argomento, ti illustro come organizzare uno studio professionale condiviso con lo scopo di fornire ai professionisti tutti gli strumenti per continuare a coordinare al meglio le proprie attività di lavoro, anche restando a casa.

Nello specifico, ti illustro le soluzioni più adeguate per le esigenze di:

Tutti i contenuti sono ricchi di immagini esplicative, GIF animate,  indicazioni e tutorial che ti consentono di avviare velocemente la tua attività professionale da remoto, di gestire il lavoro di gruppo, la logistica, i tuoi dipendenti, i tuoi dati, ecc. tutto con una piattaforma cloud.

Come gestire le attività di uno studio condiviso

Se hai uno studio condiviso con altri professionisti (tecnici e non) ed hai la necessità di organizzare le tue attività di lavoro ma anche le attività comuni tra i diversi professionisti del tuo studio condiviso, segui questo focus.

Attualmente è sempre più frequente l’esigenza di condividere lo spazio dedicato al lavoro con altri professionisti.

Questa pratica si può attuare utilizzando uno studio diviso per ambienti lavorativi distinti, in cui liberi professionisti appartenenti a fasce di attività analoghe (tecnici ad esempio) o diverse, occupano stanze individuali, condividendo anche spazi comuni di lavoro (servizi, sala riunione, ecc.), e dividendo le spese ordinarie e straordinarie.

Altro aspetto simile allo spazio condiviso è lo spazio comunitario di lavoro, più noto come coworking. A differenza del tipico ambiente d’ufficio, coloro che utilizzano il coworking non sono impiegati nella stessa organizzazione ma liberi professionisti,  freelance o lavoratori costretti a spostarsi di frequente, che non possono permettersi l’ufficio o il fitto di una stanza, e che saltuariamente utilizzano/affittano uno spazio per poche ore o per pochi giorni alla settimana, per una riunione o un incontro con un cliente. Il coworking non include unicamente i liberi professionisti ma anche i lavoratori dipendenti di un’azienda che consente di lavorare in modalità “telelavoro”, ovvero permette di svolgere le prestazioni lavorative a distanza rispetto alla sede centrale dell’azienda o dell’ufficio.

I vantaggi dello studio condiviso riguardano soprattutto:

  • abbattimento dei costi: possedere o affittare uno studio comporta spese che incidono notevolmente sui ricavi di un’attività. Le spese riguardano generalmente il canone di locazione dell’immobile, le utenze (luce, acqua, riscaldamento, internet, spese condominiali ecc.), manutenzioni, spese di ordinaria amministrazione, ecc., quindi condividere uno spazio comune consente di dividere le spese tra i vari professionisti.
  • flessibilità e risparmio di tempo: le incombenze relative alla gestione dello studio (pulire l’ufficio, occuparsi del pagamento delle utenze, manutenzione della stampante, ecc.), spesso sottraggono tempo alle attività produttive. La condivisione permette di dividere i compiti o affidare la gestione a terzi.
  • creazione di una comunità di professionisti: dividere uno spazio comune destinato al lavoro consente ai singoli professionisti di lavorare a contatto con altri professionisti, magari che svolgono attività complementari alla propria ma anche diversa, in un ambiente stimolante e dove si possono anche condividere conoscenze, idee, contatti, consulenze e collaborazioni.

Il kit perfetto per l’home working del professionista

Ora ti illustro gli strumenti necessari per operare in maniera efficace da remoto.

Ti occorrono:

  1. un notebook o un pc fisso
  2. una connessione internet
  3. una piattaforma Cloud
Remotizazione di uno studio singolo_Gli strumenti necessari

Gli strumenti necessari per la remotizzazione di uno studio

La maggior parte dei professionisti ha già sicuramente in dotazione tutti questi strumenti, pertanto, mi soffermo ad illustrarti solo i vantaggi offerti da una piattaforma cloud.

Gestire uno studio condiviso con una piattaforma cloud

Oltre ai tanti vantaggi già esaminati, avere uno studio condiviso implica anche nuove esigenze, come:

  • coordinare le diverse esigenze dei singoli professionisti
  • comunicare con gli tutti i professionisti
  • scambiare dati e informazioni
  • gestire le spese d’ufficio (pulizia ordinaria, cartoleria, segreteria, utenze, ecc.)
  • avere un archivio personale per ogni singolo lavoratore e un archivio aperto per le informazioni comuni.

Tutte queste necessità possono essere soddisfatte e gestite con una piattaforma cloud.

Una piattaforma Cloud appositamente progettata, ti consente di avere a disposizione uno spazio di lavoro web su cui organizzare i tuoi lavori e collaborare con altri tecnici assegnando ruoli e permessi di accesso. Puoi strutturare un ambiente digitale secondo le tue esigenze e modalità di lavoro, con una migliore organizzazione ed un maggior controllo delle attività e dei risultati.

In sintesi i principali benefici dell’utilizzo della piattaforma sono:

  • razionalizzazione e automazione di processi e procedure
  • tracciabilità delle informazioni e delle decisioni, evitando potenziali conflitti
  • riduzione della ridondanza di dati con la conseguente riduzione dei rischi legati alla loro duplicazione
  • comunicazioni tra le parti interessate attraverso appositi moduli e interfacce di riferimento (richieste di informazioni, meccanismi di notifica, ecc.)
  • trasparenza informativa in tema di proprietà dei dati, azioni compiute su di essi e disponibilità temporale delle informazioni.

Tra le varie piattaforme Cloud, ti consiglio usBIM.platform ONE, sviluppata da ACCA in risposta alle reali esigenze dei suoi clienti. Se hai già un software BIM hai già a disposizione, gratuitamente per un anno, usBIM.platform ONE.

Ora ti spiego come gestire tutte queste esigenze con usBIM.platform, la piattaforma con specifiche funzioni di comunicazione e scambio documentale, fruibile online da tutti i dispositivi (PC Desktop, Notebook, tablet, smartphone e altri devices).

Come operare con la piattaforma: ecco un caso pratico

Abbiamo visto che la piattaforma indirizza le strategie digitali legate alla produttività, collaborazione in team e automazione dei flussi di lavoro.

Facciamo ora un esempio pratico supponendo di essere uno dei professionisti di uno studio condiviso tra un architetto, un avvocato e un commercialista.

Con usBIM.platform ONE:

  • organizzi il tuo lavoro migliorandone efficienza e produttività
  • collabori con altri professionisti senza problemi di distanza o di compatibilità software
  • condividi file di progetti e pratiche nei formati standard direttamente dal browser internet, senza l’ausilio di alcun software
  • hai il controllo totale sui flussi di lavoro, grazie alla gestione delle revisioni, alle comunicazioni automatiche tra i colleghi, all’aggiornamento dinamico dei file e al monitoraggio automatico delle attività di ciascuno
  • hai a disposizione uno spazio di lavoro web su cui organizzare i tuoi lavori in cloud ed invitare a collaborare altri tecnici assegnando ruoli e permessi di accesso.

Con la piattaforma, dunque, è possibile gestire tutte le esigenze di uno studio condiviso sopra analizzate. Per esempio, potresti pensare di avere una cartella condivisa in cui archiviare tutte le bollette pagate (per esempio inserendo la scansione delle ricevute di pagamento), oppure una per le spese comuni da affrontare, ecc. Di seguito ti mostro un esempio schematico per l’organizzazione delle cartelle condivise.

Immagine che mette in evidenza l'organizzazione del progetto su usBIM.platform

Organizzazione di un progetto su usBIM.platform

Prima di spiegarti tutti passaggi per creare la tua struttura delle cartelle, occorre:

L’amministratore dell’abbonamento crea un nuovo progetto ed aggiunge tutti gli attori coinvolti.

Gestire le cartelle per l’archiviazione e lo scambio dei dati

Il primo passo per consentire ad uno studio condiviso di lavorare da remoto consiste nell‘archiviazione dei propri dati su un cloud, accessibile ovunque ti trovi.

Strutturare correttamente le cartelle, dunque, permette di avere un archivio con i propri dati consultabile anche da browser con un qualunque dispositivo. Questo consentirà di lavorare e gestire lo studio anche a distanza.

Come si procede?

L’amministratore dell’abbonamento gestisce i permessi delle cartelle che si trovano nel tool box sul lato sinistro dell’interfaccia del software, in modo da avere:

  • cartelle con dati e informazioni consultabili dal singolo professionista (contenenti il proprio materiale di lavoro)
  • cartelle condivise tra tutti i professionisti (contenenti bollette pagate o da pagare, calendario delle pulizie, file per l’organizzazione del materiale da comprare, ecc.).

La gestione dei permessi sulle cartelle di progetto è strutturata su più livelli.

Essi sono:

  • Solo Upload (U): l’utente carica la documentazione in piattaforma e vede solo la documentazione che ha caricato (primo livello)
  • Solo Visualizzazione (V): l’utente vede e scarica tutto il contenuto di una cartella ma non può caricare altro materiale (primo livello)
  • Visualizzazione + Upload (V+U): l’utente vede e scarica tutto il contenuto di una cartella ed inoltre ha la possibilità di caricare altra documentazione (secondo livello)
  • Visualizzazione + Upload + Modifica (V+U+E): l’utente vede e scarica tutto il contenuto di una cartella e carica altra documentazione. Inoltre, attraverso la funzione di Editing, può modificare gli attributi della documentazione, eliminarla o creare sottocartelle (terzo livello).
GIF dei passaggi da seguire per riuscire a personalizzare i permessi da assegnare alle cartelle

Gestione dei permessi delle cartelle

I parametri che entrano in gioco nell’attribuzione dei permessi sono:

  • Utente: il permesso viene attribuito a un Utente specifico
  • Ruolo: il permesso viene attribuito a un Ruolo specifico
  • Gruppo: il permesso viene attribuito a un Gruppo specifico
  • Compagnia: il permesso viene attribuito a una Compagnia specifica
  • Tutti: il permesso viene attribuito a chiunque.

Creare la struttura delle cartelle è semplice:

  • dalla schermata Home, seleziona il progetto di riferimento
  • aggiungi le cartelle alla struttura di default, cliccando sull’icona a forma di cartella.

Accedendo alla sezione “Opzioni Notifiche Cartella” del menu contestuale della cartella di progetto, è possibile attivare il servizio di notifica inerente alle operazioni effettuate sulla cartella e sul suo contenuto. Per attivare o disattivare il servizio di notifica desiderato occorre selezionare ON/OFF nella relativa finestra modale.

Se l’opzione di notifica è attiva, nel momento in cui viene effettuata la relativa operazione in piattaforma, viene inviata una mail all’utente con le relative informazioni.

Utilizzare la chat

Per collaborare e comunicare a distanza con gli altri professionisti del tuo studio condiviso utilizza usBIM.platform Live chat. Sfruttando la messaggistica presente nel browser  è possibile comunicare in modo diretto per avere un confronto immediato sul lavoro con tutti gli utenti connessi su un progetto. Oltre a condividere i dati, usBIM.share consente al team di lavorare in gruppo su un file, coordinare le attività, agevolare le comunicazioni, evitare errori e dispersione di informazioni.

GIF dei passaggi da seguire per riuscire ad accedere alla sezione di usBIM.platform per utilizzare la chat

Come visualizzare la chat su usBIM.platform

 

Come ottenere gratis usBIM.platform

Puoi ottenere gratis usBIM.platform per un anno. A tal fine è sufficiente scaricare usBIM.viewer+ e ottenere automaticamente l’accesso alla piattaforma. Per ulteriori indicazioni su come ottener gratis usBIM.platform, ti rinvio a quest’articolo.

 

Accedi subito a usBIM.platform

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