Engineering document management best practices

Come gestire i documenti di progetti AEC: 6 best practices

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Organizzazione in cartelle, versionamento, tracciabilità, approvazione ecc. Scopri tutte le best practices per gestire i documenti di progetti AEC


Se stai leggendo questo articolo probabilmente il tuo ufficio è sommerso da documenti che non puoi più gestire in modo cartaceo. È noto che nel settore AEC ad ogni progetto seguono faldoni di documenti che teoricamente dovrebbero essere facilmente archiviati e individuati quando necessario, ma praticamente è spesso difficile ritrovare il documento cercato senza perdere tempo.

La gestione documentale, quando supportata da un software per l’engineering document management, ti permette di gestire efficacemente i tuoi documenti, mantenere accuratezza ed integrità dei dati e migliorare la produttività.

Vediamo insieme 6 best practices per gestire i documenti di progetti AEC e come applicarle efficacemente al tuo contesto.

Quali sono le 6 best practices per il document management nel settore dell’ingegneria?

Studi statistici hanno dimostrato che quando i documenti sono archiviati e gestiti in modo cartaceo si trascorre più di un giorno lavorativo per cercare e organizzare le informazioni. Il passaggio a un sistema digitale di engineering document management può quindi aumentare la produttività e l’efficienza di un’azienda.

Nel settore AEC la corretta gestione documentale è importantissima lungo tutto il ciclo di vita del bene, in quanto contribuisce a migliorare la sicurezza, proteggendo la proprietà intellettuale o le informazioni personali.

Per evitare costosi errori di document management, ti consiglio di seguire queste 6 best practices:

  1. Nominare file e cartelle in modo ordinato e coerente:
    anche se sottovalutato, questo aspetto è di fondamentale importanza per garantire un’efficiente cooperazione. È utile, dunque, stabilire fin dall’inizio un modello che guidi i membri del team nel modo in cui dovrebbero strutturare i nomi dei documenti. Questo fornisce uniformità e coerenza in tutta l’organizzazione e rende facile la gestione collaborativa dei documenti.
  2. Ridurre la confusione nelle versioni:
    altro consiglio particolarmente utile per la gestione dei documenti nel settore AEC è quella di lavorare quanto più possibile sullo stesso file. Le modifiche, anche fatte contemporaneamente da più operatori, vengono salvate in una nuova versione del documento senza necessità di integrazioni e nuovi upload.
  3. Rendere tracciabili documenti e firme:
    è importante monitorare i documenti, gestire in che fase del loro ciclo di vita si trovano identificando se sono attivi, archiviati o pronti per essere eliminati. Occorre tenere aggiornata la documentazione soprattutto perché spesso vi è associato un certo grado di responsabilità dei differenti membri del team. Il fatto di mantenere sempre aggiornata la documentazione nel cloud unito al sistema di firma digitale tramite cui i vari membri del team danno il loro nulla osta firmando digitalmente e online i file archiviati, aiuta ad aumentare la produttività e garantire fino ad un 86% di guadagno nelle spese di gestione documentale.
  4. Impostare workflow di approvazione:
    per impostare un buon document management sarà necessario semplificare il processo di creazione, aggiornamento e archiviazione dei documenti. Sarebbe quindi utile impostare una sorta di workflow di approvazione che non solo chiederà al personale interessato di visionare e firmare un documento, ma mostrerà anche se e quando è stato fatto individuando eventuali colli di bottiglia. Questo approccio può ridurre i tempi di approvazione di ben l’80%.
  5. Consentire l’accesso da dispositivi mobili:
    sappiamo bene che ormai i dispositivi mobili sono realmente multitasking e non più ancorati alle tipiche funzioni di un telefono, questo ci permette di risolvere parecchie cose anche quando non siamo in ufficio. Perché allora non rendere accessibile da dispositivo mobile anche il document management? Farlo vorrebbe dire che i lavoratori non debbano aspettare di rientrare in ufficio o avere a disposizione un pc per gestire documenti e quindi consentirebbe risparmio nei tempi di approvazione e diminuzione dei problemi di versioning.
  6. Storage:
    per questioni legali molte società si trovano a dover archiviare e conservare i documenti per tempi ben precisi, spesso anche molto lunghi. C’è chi addirittura non può eliminare i documenti, o alcuni di essi, e per questo si trova spesso costretto ad individuare e dedicare appositi spazi che fungano da archivio fisico. Lavorare in cloud sui documenti rivoluziona totalmente il modo di lavorare; è possibile archiviare tutti i documenti che si vuole e per quanto tempi si vuole nel cloud con il vantaggio di renderli facilmente reperibili e accessibili a chiunque da ogni parte del mondo.
best practices per il document management

best practices per il document management

Perché applicare l’engineering document management al tuo lavoro?

Abbiamo visto quali sono le best practices utili da seguire. Adesso ti starai chiedendo perché applicare un processo di engineering document management al tuo lavoro.

I vantaggi che potrai trarre dall’implementazione di questo processo sono numerosi, tra cui i più importanti:

  • archiviazione sicura, organizzata ed in cloud di tutti i documenti;
  • accessibilità e reperibilità dei documenti da qualsiasi dispositivo e da qualsiasi luogo;
  • gestione del versionamento dei vari file di progetto;

Per ottenere questi vantaggi ti consiglio di utilizzare un software per l’engineering document management in grado di gestire la parte documentale dei progetti di ingegneria, architettura e costruzioni. Attraverso questo software potrai archiviare e organizzare in modo corretto, e completamente in cloud, tutta la tua documentazione progettuale assicurandoti risparmio di tempo e quindi di costi.

 

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