Construction closeout

Construction Closeout: come sviluppare la corretta procedura

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La Construction Closeout è la fase di completamento e chiusura di un’opera. Vediamo quali sono gli step per gestirla al meglio

Dare il via ad un progetto è da sempre considerato cosa facile:

  • si definiscono gli obiettivi;
  • si delineano piani, programmi e progetti;
  • si realizza l’opera.

Ti sei mai chiesto però come si ultima e si chiude un’opera?

Questa fase è sempre vista con preoccupazione ed ansia da parte di tutti i tecnici, per il numero eccessivo di documentazione da produrre e per le verifiche da effettuare.

Il problema può essere facilmente risolto attraverso:

  • l’archiviazione di tutti i documenti in un BIM Management System sicuro che elimina definitivamente la possibilità che la documentazione importante venga smarrita;
  • i passaggi che ti svelo in questo articolo che ti aiuteranno a sviluppare facilmente una corretta fase di chiusura.

Cos’è la Construction Closeout?

La construction closeout è la fase finale del processo di realizzazione di un’opera ed è spesso considerata quella più ostica in quanto causa in genere il maggior numero di ritardi.

Questa fase coincide con il completamento della costruzione fisica, prima dell’effettiva consegna dell’opera al committente.

È un processo per cui bisogna tener conto di molti aspetti da coordinare:

  • lavoro degli appaltatori/subappaltatori;
  • nolo attrezzature;
  • utenze temporanee;
  • gestione dei rifiuti;
  • pulizia delle aree;
  • consegna dell’area al proprietario;
  • raccolta e consegna della documentazione al committente.

La construction closeout ha lo scopo di garantire che:

  • tutte le lavorazioni sono state ultimate secondo il programma;
  • tutti i processi di gestione del progetto sono stati eseguiti;
  • si è ottenuta l’approvazione di quanto eseguito da parte di tutte le parti.

Quali sono le procedure di chiusura del processo di costruzione?

Le procedure da seguire per sviluppare un corretto processo di chiusura della realizzazione di un’opera possono essere racchiuse in 7 passaggi:

  1. Raccolta della documentazione necessaria;
  2. Verifica del soddisfacimento delle specifiche tecniche;
  3. Consegna al committente;
  4. Verifica soddisfazione del cliente;
  5. Chiusura dei contratti ancora aperti;
  6. Preparazione rapporto di chiusura del progetto;
  7. Archiviazione con analisi risultati ottenuti.

    7 Steps to Construction Closeout

    7 Steps to Construction Closeout

Raccolta della documentazione necessaria

Nel corso della realizzazione di un’opera si genera una grande mole di documentazione: certificati di controllo, di approvazione, di collaudo, rapporti sulla qualità e sui rischi o ancora registri, stime, ordini o fatture.

È necessario avere pronti tutti i documenti necessari prima dell’effettiva chiusura dei lavori.

In tal senso è utile la raccolta dei documenti in una BIM Collaboration Platform, un unico ambiente cloud condiviso in cui gestire tutto.

Verifica del soddisfacimento delle specifiche tecniche

È opportuno controllare che tutti i sistemi e le caratteristiche costruttive siano stati realizzati coerentemente al progetto e secondo le richieste del committente.

Aver realizzato un modello informativo BIM, permette di velocizzare questa fase, perché un digital twin facilita automaticamente il controllo dei vari elementi costruttivi.

Consegna al committente

Completato il processo di verifica, giunge il momento in cui l’opera deve essere presentata e consegnata al cliente.

Se il lavoro è stato svolto adeguatamente non insorgeranno problemi, in caso contrario è necessario dare le giuste spiegazioni, mostrando le eventuali modifiche delle stime e degli ordini.

Verifica soddisfazione del cliente

Molto importante è avere un feedback da parte del cliente e soprattutto la sua approvazione, necessaria quasi sempre per la reale chiusura del progetto.

Per migliorare il lavoro futuro potrebbe essere utile creare un sondaggio di feedback per analizzare e fare tesoro dei risultati ottenuti.

Chiusura dei contratti ancora aperti

L’approvazione del cliente dà la possibilità di chiudere tutti i contratti ancora aperti, procedendo con la liquidazione dei vari appaltatori e fornitori.

Preparazione rapporto di chiusura dell’opera

Il rapporto di chiusura dell’opera rappresenta il documento finale da redigere e viene utilizzato dalle parti interessate per valutare il successo del progetto, identificare gli aspetti positivi, le problematiche e per chiudere formalmente l’intero iter.

Nel rapporto è necessario riassumere il progetto, gli scopi e gli obiettivi raggiunti.

Archiviazione con analisi risultati ottenuti

È importante riflettere sui risultati conseguiti e sarà utile rispondere ad una serie di domande:

  • Cosa ha funzionato?
  • Cosa non ha funzionato?
  • Le risorse sono state sempre adeguate?
  • Quali problemi sono stati riscontrati?
  • Dove è necessario apportare miglioramenti?

In seguito è possibile archiviare il progetto, conservando sempre tutti i dati.

Cosa dovrebbe essere incluso nella chiusura di un progetto?

Per garantire che gli obiettivi vengano raggiunti ed i compiti vengano portati a termine, potrebbe esserti utile realizzare una Project Closeout Checklist, una checklist realizzata ad hoc, che ti assicuri il conseguimento dei 7 precedenti passaggi e la chiusura completa dell’opera.

Ti propongo di prendere visione di questo template di checklist per poi adattarlo alle tue esigenze professionali.

Project closeout checklist template

Project closeout checklist template

Quali sono gli errori tipici nella gestione della chiusura?

Il processo di chiusura di un’opera di costruzione può essere alterato e ritardato dall’insorgere di una serie di problematiche:

  • mancanza di risorse economiche ed umane;
  • produzione di documentazione incompleta;
  • perdita di documentazione progettuale;
  • numero eccessivo di variabili di progetto;
  • mancanza di adeguata comunicazione tra le parti in gioco.

Per risolvere queste problematiche è necessario ottimizzare il flusso di lavoro: la chiusura è una fase che può essere preparata fin dal giorno di inizio lavori, pianificando ed organizzando tutte le attività e le prestazioni necessarie.

Utilizzare sistemi di gestione centralizzati, come un BIM Management System evita lo smarrimento di documentazione importante, mentre l’utilizzo di contenuti grafici come schemi o cronoprogrammi facilita l’analisi delle fasi di lavoro ed evita l’insorgere di ostacoli o sovrapposizioni.

Certo, le variabili sono spesso inevitabili, ma possono essere facilmente previste e controllate, soprattutto con l’ausilio di un software per la gestione delle commesse, con cui programmare, organizzare e gestire tutte le attività.

 

usbim
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