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Documenti della manutenzione: quali sono e come gestirli?

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I documenti della manutenzione accompagnano le fasi del workflow manutentivo e sono fondamentali per la riuscita dell’intervento. Scopri come gestirli al meglio

Un buon intervento manutentivo passa anche per una corretta ed efficiente gestione dei documenti, sia dei nuovi che si elaborano durante le attività di manutenzione sia di quelli che già fanno parte del “fascicolo” del nostro asset.

I documenti di manutenzione devono essere fruibili e accessibili in ogni momento del workflow manutentivo per assicurare una corretta esecuzione dell’intervento manutentivo. È chiaro quindi che avere pile di documenti cartacei difficilmente consultabili e condivisibili comprometterebbe l’efficacia della manutenzione. Per questo ti consiglio di gestire i documenti della manutenzione con un CMMS, che oltre a supportarti nella pianificazione dell’attività di manutenzione,  ti permette di gestire tutta la documentazione rendendola sempre accessibile e condivisibile.

Ma conosciamo nel dettaglio quali sono questi documenti e come gestirli al meglio?

Vediamolo insieme in questo articolo!

Quali sono i documenti della manutenzione?

I documenti della manutenzione sono tutti quelli che accompagnano le varie fasi del workflow manutentivo, senza i quali il processo non avrebbe le informazioni sufficienti per portare a termine in modo adeguato ed efficiente, l’intervento stesso di manutenzione. Proviamo a fare un esempio.

Quando si verifica un guasto o un malfunzionamento il tecnico responsabile lo fa presente e apre un ticket di richiesta di intervento manutentivo, specificando:

  • il tipo di problema rilevato;
  • la parte dell’asset interessata;
  • la data;
  • tutte le altre informazioni utili alla pianificazione dell’intervento.

La richiesta di manutenzione che, come abbiamo visto, ha già iniziato a generare dei documenti, viene esaminata. In base al tipo di guasto e al livello di urgenza viene pianificato l’intervento sia in termini di tipologia che di tempi di attuazione. Prima di procedere a progettare l’intervento in maniera autonoma però, si controlla:

  • lo storico degli interventi sullo stesso pezzo;
  • la garanzia del produttore;
  • l manuale d’uso del pezzo in questione (nel caso non sia coperto da garanzia).

Una  volta portato a  termine l’intervento  viene  redatto uno specifico documento che testimonia la tipologia di intervento eseguito e che specifichi tutti i dati utili – materiali, pezzi di ricambio, data, tecnico responsabile, distanza dal precedente intervento, etc.

Dall’esempio appena fatto sono emersi una serie di documenti che, senza rendercene conto, accompagnano le varie fasi del processo manutentivo:

  • ticket di richiesta di manutenzione;
  • assegnazione dell’ordine di lavoro;
  • manuali d’uso e manutenzione;
  • garanzia del prodotto;
  • documentazione finale.

Quali sono le tipologie di documentazione manutentiva?

Un modo utile per classificare i documenti del processo manutentivo è quello di farlo in base alla fase del workflow in cui devono essere redatti o sono utili.

Avremo quindi:

  • documenti che accompagnano e descrivono i nostri materiali, le nostre attrezzature e apparecchiature nonché il nostro team di manutenzione. Sono documenti di questo tipo:
    • i file CAD e IFC;
    • garanzie;
    • polizze assicurative;
    • codici e sigle identificative;
    • documenti descrittivi del maintenance team;
    • certificati di corsi di formazione e aggiornamento;
    • iscrizioni ad albi;
  • documenti che affiancano e supportano il team di manutenzione indirizzando verso le giuste procedure manutentive:
    • manuali d’uso e manutenzione;
    • checklist di manutenzione;
    • programmi di manutenzione preventiva;
    • procedure operative standard;
    • specifiche procedure di sicurezza;
    • informazioni utili sui materiali pericolosi.
  • documenti che redige il team di manutenzione man mano che svolge le varie attività manutentive. Questi documenti sono, da un lato, testimonianza dell’operato del team e dall’altro utili per consultazioni future qualora si dovesse verificare un altro guasto sullo stesso pezzo. Fanno parte di questa tipologia di documenti:

Come il CMMS aiuta a gestire efficacemente la maintenance documentation?

Una delle variabili che più condiziona la corretta gestione documentale della manutenzione è quella di riuscire ad avere tutti i documenti in un unico posto e in un’unica versione, in modo che siano individuabili con facilità e fruibili sempre, da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. È in questo che la gestione CMMS, ovvero Computerized Maintenance Management System, fa la differenza.

Immaginiamo di continuare a gestire la maintenance documentation in modo tradizionale, il risultato sarebbe: pile di documenti difficili da archiviare, difficili da consultare e difficili da condividere. Il tutto chiaramente avrebbe ripercussioni sulla gestione generale e sul risultato finale dell’intervento di manutenzione.

Passando invece ad una gestione computer based e affidandoci all’uso di specifici software di manutenzione, anche la gestione dei documenti ne trarrebbe vantaggio. Tutta la documentazione sarebbe sempre al sicuro, accessibile, facilmente individuabile e condivisibile.

CMMS-Computerized Maintenance Management System

CMMS-Computerized Maintenance Management System

Quali sono i trucchi per una gestione efficiente dei documenti della manutenzione?

Il processo di documentazione del processo manutentivo diventa relativamente semplice quando supportato dai giusti software. Passare però dalla teoria alla pratica può sempre riservare qualche sorpresa, ecco quindi qualche valido consiglio per gestire sempre al meglio la maintenance documentation:

  1. redigere e seguire specifiche checklist;
  2. aggiornare la formazione del team di manutenzione;
  3. controllare l’andamento della documentazione nel cloud;
  4. fare reale uso dei documenti contenuti nel cloud per la pianificazione degli interventi di manutenzione.

Elaborare e gestire correttamente la documentazione è quindi fondamentale sia a livello normativo sia per la corretta riuscita dell’intervento di manutenzione. Fortunatamente ad aiutarci anche in questo esistono specifici facility management software professionali che, oltre a supportarci nella pianificazione delle attività di manutenzione, si occupano anche della parte documentale. Non ti resta quindi che integrarli anche tu nel processo manutentivo dei tuoi asset.

 

usbim-maint
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