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Cos’è il Facility Management?

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Il Facility Management è il processo che aiuta a garantire la funzionalità, la sicurezza e l’efficienza di edifici e infrastrutture. Scopri le sue potenzialità!

Il Facility Management è attualmente una delle discipline professionali e operative in più rapida crescita a livello mondiale. Il suo successo è legato alla capacità di rendere gli edifici in cui viviamo e lavoriamo e le infrastrutture circostanti molto più efficienti, funzionali, sicuri e confortevoli.

Gestire le attività di manutenzione, però, è un compito molto difficile che richiede il supporto di uno specifico software. Dunque, se hai bisogno di gestire attività di facility management il mio consiglio è di iniziare a provare subito un facility management software che ti aiuta a gestire correttamente le strutture.

Una corretta gestione delle strutture, infatti, aiuta a migliorare la qualità della vita degli occupanti, a ridurre i rischi per la sicurezza e ad ottenere prestazioni operative ed economiche più elevate.

In questo articolo esploreremo il significato di Facility Management, le principali funzioni, le potenzialità e i vantaggi di questo processo.

Cos’è il Facility Management

L’International Organization for Standardization (ISO) definisce il Facility Management come una “funzione organizzativa che integra persone, luoghi e processi all’interno dell’ambiente costruito al fine di migliorare la qualità della vita delle persone e la produttività del core business aziendale”.

Sebbene l’obiettivo principale del Facility Management sia quello di supportare la gestione di una struttura (anche abitativa), la definizione evidenzia l’importanza di questo processo come disciplina aziendale, che ha lo scopo di coordinare lo spazio fisico di lavoro con le risorse umane e le attività che vengono svolte all’interno di un’azienda.

In parole più semplici, il Facility Management rappresenta un approccio integrato per la gestione degli edifici, dei sistemi e delle risorse appartenenti a una determinata organizzazione, per garantire che l’ambiente fisico sia in grado di soddisfare le esigenze degli utenti e supportare le funzioni principali dell’azienda stessa.

Il Facility Management può essere anche integrato con il Building Information Modeling al fine di ottimizzare i processi di manutenzione degli asset e garantire una più efficiente gestione del ciclo di vita di un’opera, si parla in questo caso di BIM Facility Management.

Quali sono le funzioni principali del Facility Management

Qualunque sia il settore di applicazione, le funzioni principali del Facility Management includono:

  • a manutenzione delle risorse: come suggerisce il nome, il Facility Management consiste essenzialmente nella manutenzione del costruito, in particolar modo per quanto riguarda le attrezzature, gli impianti (elettrici, meccanici, idraulici, ecc.), il verde, la pulizia e la vigilanza. Una corretta e frequente manutenzione delle strutture riduce al minimo il verificarsi di guasti e assicura che l’edificio e tutti i suoi componenti rimangano in condizioni ottimali e mantengano la loro funzionalità con il passare del tempo. La gestione della manutenzione richiede solitamente l’utilizzo di sistemi CAFM (Computer Aided Facility Management) o CMMS (Computerized Maintenance Management System) ovvero di software che aiutano i Facility Manager di un’azienda a raccogliere e archiviare informazioni, tenere un inventario aggiornato e accurato dei vari asset, ottimizzare i costi legati alla manutenzione, rispettare le normative di sicurezza, tenere traccia delle attività e garantire l’efficienza delle diverse operazioni;
  • l’organizzazione dei processi: il Facility Management prevede attività finalizzate all’organizzazione e alla strutturazione dei processi aziendali per garantire il miglioramento dell’efficienza e assicurare l’incremento della produttività. Questa funzione è molto ampia e include diverse applicazioni che possono riguardare, ad esempio, la pianificazione e il controllo del budget, il monitoraggio degli ordini di lavoro, la gestione dei contratti e delle forniture, la standardizzazione dei workflow aziendali, l’elaborazione di piani e procedure di emergenza, ecc.;
  • l’ottimizzazione dell’ambiente di lavoro: una delle funzioni più importanti del Facility Management è quella di creare ambienti di lavoro che siano sicuri, confortevoli e accoglienti per tutti gli utenti. Questo obiettivo viene perseguito tramite l’adeguata pianificazione degli spazi, l’organizzazione delle postazioni di lavoro, il monitoraggio dei parametri ambientali, la gestione dei carichi lavorativi, ecc. Il Facility Management aiuta anche le organizzazioni a osservare le varie norme che regolano la salute e la sicurezza sul lavoro, garantendo il rispetto degli standard normativi;
  • l’integrazione con la tecnologia: ogni area del Facility Management può trarre vantaggio dall’integrazione con le recenti innovazioni tecnologiche. Un esempio significativo è rappresentato dal crescente coinvolgimento dell’Internet of Things (IoT) nei processi di gestione delle strutture. Grazie a questa tecnologia, gli oggetti e i dispositivi di uso quotidiano sono in grado di inviare e ricevere dati e interagire attraverso una rete globale.

Ulteriori soluzioni su cui fanno affidamento i Facility Manager riguardano le tecnologie di manutenzione avanzate (come la manutenzione predittiva), le piattaforme dedicate all’amministrazione e all’ottimizzazione delle risorse dell’ambiente lavorativo (come l’IWMS, Integrated Workplace Management System) e i sistemi di automazione e controllo degli edifici.

Funzioni del Facility Management

Funzioni del Facility Management

Qual è il ruolo del Facility Manager

Qualunque sia la struttura da gestire (un ufficio, un ospedale, una fabbrica, un centro commerciale, uno stadio, un museo, un aeroporto, ecc.), il Facility Manager è il soggetto che ha un compito ben preciso: assicurare che gli edifici e tutti loro componenti funzionino correttamente, che i vari sistemi soddisfino gli scopi previsti e che il personale sia produttivo, al sicuro e a proprio agio.

Oltre ad essere responsabile della manutenzione delle risorse, il Facility Manager garantisce anche il corretto funzionamento delle operazioni aziendali e assicura un coordinamento efficace tra gli spazi fisici di lavoro e le persone che operano quotidianamente al loro interno.

Le responsabilità di un Facility Manager possono includere, ad esempio:

  • la supervisione dei contratti di fornitura dei servizi (come sicurezza, parcheggio, pulizia, ristorazione, tecnologia e così via);
  • la gestione del budget da destinare alla manutenzione;
  • il rispetto delle normative e degli standard ambientali, sanitari e di sicurezza;
  • la supervisione dei progetti di ristrutturazione;
  • la pianificazione degli spazi a l’allocazione delle risorse;
  • la consulenza alle imprese per aumentare l’efficienza energetica e l’economicità;
  • la gestione dei sistemi impiantistici;
  • il coordinamento delle squadre multidisciplinari addette alla pulizia, alla manutenzione, alla sicurezza, ecc.

Per comprendere meglio le attività svolte da un Facility Manager è importante conoscere le diverse tipologie di servizi legati alla gestione delle strutture. Scopriamo quali sono.

Quali sono i due livelli di gestione delle strutture

I servizi di Facility Management vengono generalmente suddivisi in due categorie fondamentali:

  1. Hard Facilities Management Services;
  2. Soft Facilities Management Services.

I primi si concentrano sulla gestione dei componenti fisici delle strutture, di conseguenza la maggior parte di essi appartiene al settore della manutenzione. Tra gli Hard Services rientrano, ad esempio, tutte le attività finalizzate alla gestione di:

  • impianti idraulici e di drenaggio;
  • sistemi di illuminazione e HVAC;
  • sistemi di sicurezza antincendio;
  • impianti meccanici ed elettrici;
  • componenti costruttivi dell’edificio.

I Soft Services sono correlati al mantenimento di un luogo di lavoro confortevole e sicuro, quindi si concentrano sul soddisfacimento delle esigenze degli utenti. Esempi comuni includono:

  • servizi di pulizia e custodia;
  • smaltimento dei rifiuti;
  • pianificazione dello spazio;
  • manutenzione del terreno e del paesaggio;
  • adozione di misure di sicurezza;
  • rifornimento di mobili e attrezzature;
  • mantenimento degli standard di comfort;
  • gestione dei sistemi di informazione.
Hard & Soft Facility Management Services

Hard & Soft Facility Management Services

Quali sono i vantaggi del Facility Management

Il Facility Management è un processo di fondamentale importanza perché assicura che l’ambiente costruito rimanga sicuro, confortevole, sostenibile ed efficiente nel tempo. Oltre a rendere un ambiente operativamente sano, questo processo aiuta le aziende di diversi settori a:

  • migliorare l’efficienza e la produttività: il Facility Management ricerca soluzioni ottimali per migliorare i sistemi esistenti e far funzionare tutto nel modo più fluido possibile, aiutando i dipendenti a completare le loro attività quotidiane con maggiore facilità;
  • garantire il rispetto della salute e sicurezza: con una manutenzione regolare e programmata, il Facility Management assicura che l’ambiente lavorativo sia pienamente conforme alle normative vigenti;
  • assicurare una maggiore durata delle apparecchiature: la giusta manutenzione aiuta le apparecchiature non solo a funzionare con la massima efficienza, ma anche a durare più a lungo;
  • ridurre lo stress dei dipendenti: tramite il monitoraggio dei parametri ambientali e la corretta gestione delle attrezzatture, il Facility Management garantisce che tutti gli occupanti dell’edificio siano al sicuro e in condizioni di benessere, migliorando le loro prestazioni lavorative e riducendo lo stress;
  • favorire la sostenibilità: al di là del comfort ambientale, il Facility Management ha la responsabilità sociale di promuovere pratiche più ecologiche e sostenibili, ad esempio tramite la riduzione degli sprechi e l’ottimizzazione dell’efficienza energetica;
  • risparmiare sui costi: contribuendo a creare un ambiente di lavoro produttivo, la gestione delle strutture può avere un impatto positivo sui ricavi dell’azienda.

I Facility Manager possono godere appieno di questi vantaggi solo attraverso l’uso di specifici software per la manutenzione degli asset che consentono di pianificare, tracciare e monitorare gli interventi, e semplificare l’intero processo di gestione. Se anche tu vuoi sperimentare i vantaggi di un simile sistema, affidati a un facility management software professionale in grado di supportarti nel tuo lavoro da Facility Manager e aiutarti a gestire qualsiasi processo di manutenzione delle strutture.

 

usbim-maint
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