Healthcare Facility Management

Cos’è l’Healthcare Facility Management (HFM)?

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Per Healthcare Facility Management o HFM, si intende la gestione di strutture sanitarie. Scopri cos’è e quali sono le sue principali funzioni


Al termine di una pandemia, siamo coscienti più che mai dell’importanza e della crucialità delle strutture sanitarie e del loro corretto funzionamento. Altrettanto cruciale e delicato è quindi l’healthcare facility management (HFM) ovvero la gestione efficiente di tali strutture attraverso specifici facility management software.

In questo articolo vedremo in cosa consiste l’HFM e quali sono le sue funzioni.

Che cos’è l’healthcare facility management?

Per healthcare facility management (HFM), anche detto hospital facility management, si intende la gestione di strutture sanitarie. Il termine “Healthcare” abbraccia tutte le strutture che offrono alla società un servizio legato all’assistenza e alla salute della persona: ospedali, cliniche, centri chirurgici, centri fisioterapici, centri di lunga degenza, etc.

Il management di queste strutture include la manutenzione e l’amministrazione di ogni elemento del bene, è chiaro quindi che trattandosi di strutture in cui ci si prende cura della salute delle persone la loro manutenzione e gestione è tanto importante quanto delicata.

Healthcare Facility Management

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Quali sono le principali funzioni del facility management nelle strutture sanitarie?

La fase di gestione di un bene è particolarmente delicata perché opera in modo che l’asset mantenga, per tutto il suo ciclo di vita, le stesse funzionalità con cui è stato progettato.

Nel caso dell’healthcare facility management, il compito risulta ancora più delicato perché si tratta di gestire le funzionalità, la sicurezza, la manutenzione di tutte le parti di una struttura che si occupa della salute delle persone.

I compiti dell’healthcare facility management sono sicuramente vasti e variano in base al tipo specifico di struttura sanitaria, ma vi sono sette funzioni fondamentali che di certo non devono mancare nella pianificazione di un HFM e sono:

  1. Gestire le operazioni quotidiane (Managing Day-To-Day Operations): le operazioni quotidiane per un healthcare facility manager includono:
    • stabilire politiche di sicurezza e programmi di manutenzione;
    • identificare le esigenze di riparazioni o ristrutturazioni;
    • coordinare gli appaltatori per le riparazioni degli edifici;
    • ispezionare e valutare lo stato delle attrezzature e delle forniture mediche;
    • garantire la conformità normativa;
    • eseguire valutazioni periodiche della sicurezza della struttura e del sistema antincendio;
    • effettuare ispezioni e manutenzione degli impianti HVAC, delle attrezzature mediche che prevendono l’utilizzo di gas medicali, etc;
    • garantire che tutti gli edifici soddisfino gli standard di sicurezza;
    • supervisionare la gestione delle utenze e degli impianti elettrici;
    • ispezionare le stanze dei pazienti, le sale d’attesa, le sale operatorie, ecc. per la pulizia e l’ordine;
    • acquistare e installare mobili e attrezzature;
    • ispezionare gli edifici per identificare i problemi strutturali esistenti o emergenti;
    • ipotizzare e rispettare i budget relativi alle operazioni di gestione;
    • gestire accordi con i fornitori.
  2. Garantire le certificazioni e la conformità (Ensuring Certification and Compliance): si tratta di gestire la struttura in modo che mantenga sempre le certificazioni necessarie – relative alla sicurezza, alla protezione della privacy dei pazienti, etc. – e in modo che sia sempre conforme alle normative vigenti.
  3. Mantenere un ambiente di alta qualità (Maintaining a High-Quality Care Environment): fornire un ambiente di cura sicuro e affidabile per i pazienti è essenziale per ogni struttura sanitaria. In questo senso l’healthcare facility manager avrà responsabilità di effettuare ispezioni periodiche su: sicurezza antincendio, impianto elettrico, gestione dei sistemi idrici, qualità dell’aria, etc. Il team HFM in genere collabora con l’amministrazione ospedaliera per sviluppare strategie e politiche che proteggono pazienti, visitatori e dipendenti.
  4. Gestire i progetti e gli interventi (Construction Project Management): garantire che gli interventi sulla struttura siano completati nel rispetto del budget e soprattutto nei tempi previsti è un altro aspetto fondamentale. È chiaro infatti come ritardi, per esempio, nella consegna di un’area della struttura, temporaneamente chiusa per manutenzione, può causare seri disservizi ai pazienti della struttura.
  5. Garantire la sicurezza (Ensuring Security): la sicurezza è una delle principali preoccupazioni nel settore sanitario. Il Facility Manager è in questo caso responsabile di una serie di compiti, tra cui gestire:
    • accessibilità: chi può e non può entrare e uscire da una struttura sanitaria;
    • monitoraggio : attraverso registrazioni video o in tempo reale;
    • protezione dei dati: i dati dei pazienti e le cartelle cliniche elettroniche sono tra le informazioni da proteggere.
  6. Manutenzione preventiva (Preventive Maintenance): come per ogni struttura, la manutenzione preventiva – che previene il manifestarsi del problema – è di certo preferibile alla manutenzione reattiva – che invece interviene solo una volta che il problema si è verificato.I piani di manutenzione preventiva consentono al team HFM di affrontare la manutenzione regolare prima che sorgano problemi, prolungando la durata efficiente dell’asset e dei relativi impianti ed apparecchiature.
  7. Gestire le finanze (Finances): per quanto riguarda le finanze, la responsabilità più importante per il team di HFM è lo sviluppo e il rispetto di un budget operativo per la struttura. Non solo devono comprendere gli ingranaggi economici della struttura per creare il bilancio, ma devono anche prendere decisioni su nuovi investimenti, stabilire priorità di spese e negoziare accordi di servizio.
Le principali funzioni dell’HFM

Le principali funzioni dell’HFM

Qual è la checklist per una gestione efficiente delle strutture sanitarie?

Nella gestione di un asset, in questo caso di una struttura sanitaria, avere una lista, già studiata e pianificata, a cui fare riferimento nel corso del management è particolarmente utile a non tralasciare nulla ed essere certi che ogni aspetto ed ogni elemento dell’opera è gestito nei tempi e nei modi corretti. Ecco, dunque, un esempio di healtchare facility management (HFM) checklist:

  • problemi elettrici: la vita di molti pazienti dipende letteralmente dal flusso costante di elettricità, per cui è fondamentale che l’impianto elettrico e tutto quanto ad esso collegato sia costantemente monitorato e mantenuto e che si sappia come intervenire qualora si dovessero verificare dei guasti;
  • eventi meteorici eccezionali: è essenziale mantenere i passaggi e le zone di transito pedonale e carrabile perfettamente funzionanti e sicure anche in caso di fenomeni meteorici eccezionali;
  • manutenzione delle cucine: il servizio di ristorazione è essenziale per i pazienti ospiti della struttura. È importante quindi affidarsi ad una società con esperienza nell’installazione e riparazione di attrezzature da cucina commerciali;
  • gestione della documentazione: le strutture sanitarie raccolgono molte informazioni personali e private dei pazienti. Uno dei punti che non deve quindi mancare nella checklist dell’HFM è proprio la gestione sicura di questi dati;
  • arredo ed attrezzature: questi due elementi sono fondamentali all’interno di una struttura sanitaria, che deve accogliere e garantire comodità e benessere al paziente. Sarà quindi uno dei compiti dell’HFM assicurarsi che l’arredo della struttura versi sempre in perfetto stato.

La gestione di una struttura sanitaria è sicuramente un aspetto delicato e di grande responsabilità; per fortuna esistono software specifici che forniscono un supporto prezioso ai facility manager. Per questo ti consiglio di usare il facility management software per sperimentare tu stesso i vantaggi di una gestione sicura ed efficiente delle strutture sanitarie.

 

usbim-maint
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