KPI Facility Management: scopri i 10 più importanti!

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I Key Performance Indicator (KPI) nel facility management sono insiemi di dati ed informazioni relative allo stato delle strutture gestite. Scopri i 10 più importanti!

La fase di manutenzione e gestione di un’opera è tra le più impegnative nel settore delle costruzioni perché fa in modo che il bene mantenga, per tutto il suo ciclo di vita, le stesse funzionalità con cui è stato progettato e costruito. Ci sono facility management software e strumenti come i key performance indicator (KPI) che possono aiutare il facility manager nel suo compito.

Scopriamo subito insieme cosa sono e a cosa servono i KPI nel facility management.

Cosa si intende per KPI nel facility management?

I KPI, acronimo di Key Performance Indicator, sono degli indicatori che forniscono ai facility manager dati ed informazioni sullo stato delle strutture da loro gestite.

Questi indicatori di performance assistono i facility manager nell’identificazione di aree problematiche e nell’elaborazione di piani per aumentare una serie di fattori legati al management dell’asset, tra cui:

• aumento dell’affidabilità;
• sustainability;
• safety;
• conformità normativa.

In definitiva, i KPI monitorano gli effetti del piano di gestione, fungendo da campanello di allarme qualora vi siano dei problemi in una o più aree del management dell’asset o, al contrario, indicando un corretto ed efficiente funzionamento del sistema di gestione applicato.

Qual è la differenza tra KPI e facilities management metrics?

Sebbene gli indicatori di performance e i facilities management metrics siano spesso confusi, i due indicatori sono in realtà distinti tra loro e hanno funzionalità differenti gli uni dagli altri. I KPIs sono misure che mostrano come una struttura sta raggiungendo i suoi obiettivi, mentre i facilities management metrics sono singoli punti di dati senza alcun obiettivo specifico. Di conseguenza, un KPI può combinare diverse metrics allo scopo di elaborare e fornire una misurazione più ampia e coesa.

Key Performance Indicators vs. Facilities Management Metrics

Perché le KPI sono importanti nel facility management?

L’importanza dei KPI nel facility management è strettamente legata al fatto che questi indicatori supportano la gestione delle strutture fornendo dati concreti per mostrare esattamente le prestazioni dell’asset. Tali dati mettono in evidenza importanti fattori e se studiati e valutati in tempi utili, aiutano a definire o ridefinire gli obiettivi della gestione del bene e a raggiungerli grazie ad una pianificazione efficiente ed efficace, basata su dati concreti e aggiornati.

Questo vuol dire che non basterà misurare numericamente questi indicatori, ma sarà necessario interpretarli e agire sulla gestione dell’asset in modo da migliorarli.

L’importanza dei KPI nel facility management

Quali sono i 10 principali KPI utilizzati nel facility management?

Esiste un vasto numero di indicatori di perfomance utilizzabili nella gestione di un asset. Di seguito riportiamo l’esempio di una lista di KPI particolarmente utili nel facilty mangament di un’opera costruita:

1. Livello di soddisfazione dell’utente: uno degli obiettivi nel settore AEC è sicuramente la soddisfazione del cliente finale e in generale dell’utente che usufruirà del bene, per cui il loro indice di soddisfazione è fondamentale per capire se il management procede nella giusta direzione.
2. Produttività dei lavoratori: un buon livello di produttività di tutti i membri del team è indice del fatto che il lavoro è ben pianificato ed organizzato e non ci sono intoppi che rallentano l’avanzamento dei lavori.
3. Rispetto della timeline: la pianificazione delle fasi lavorative/di manutenzione e il rispetto del Gantt di progetto è fondamentale per rispettare i tempi di consegna e il budget di gestione dell’opera. Un KPI quindi che monitora questo aspetto aiuta il facility manager a individuare eventuali rallentamenti e i motivi che lo hanno provocato.
4. Costi lordi di facility management al m²: grazie a questo indicatore, il facility manager può farsi un’idea del budget necessario alla gestione del bene. È utile monitorare questo indicatore nel tempo per verificare se è variato il budget necessario rispetto ai calcoli iniziali, per motivi fisiologici o causati da processi troppo onerosi.
5. Manutenzione pianificata vs. manutenzione reattiva: è sicuramente preferibile la manutenzione pianificata a quella reattiva (o correttiva) in cui la riparazione si esegue solo dopo che il guasto si è verificato. Per cui quando il KPI che monitora quale delle due manutenzioni prevale evidenzia una maggiore manutenzione reattiva rispetto a quella pianificata, vuol dire che qualcosa nel rispetto del piano manutentivo non sta andando come previsto.
6. Numero di reclami da parte di lavorati o clienti: è chiaro come monitorare questo fattore aiuti a capire il livello di soddisfazione all’interno del team di lavoro o tra i clienti finali. Lo scopo ultimo è sempre quello di lavorare in un team affiatato e di soddisfare le richieste del cliente.
7. Costi di manutenzione al m²: un po’ come l’indicatore sui costi di facility management, anche questo KPI aiuta il facility manager a determinare il budget necessario alla manutenzione del bene. Monitorare poi questo indicatore nel tempo, serve a capire se la manutenzione è stata ben pianificata o se deve essere riformulata.
8. Costi operativi al m²: il facility manager può far riferimento a questo indicatore per determinare il livello di manutenzione degli impianti in rapporto alle ore di lavoro necessarie alla sua gestione e manutenzione, una sorta di indicatore del buono “utilizzo” della forza lavoro. Un aumento nel tempo di questo KPI potrebbe indicare la presenza di interferenze nella modalità di gestione, al contrario una diminuzione di questo indicatore sta a significare che la manutenzione così com’è stata pianificata funziona bene ed in modo efficiente.
9. Costi relativi alle utenze al m²: questo KPI indica i costi relativi ai consumi elettrici, di riscaldamento, di raffreddamento, ecc. che sono necessari per mantenere l’impianto operativo. Un costo eccessivamente elevato potrebbe suggerire la necessità di un passaggio a fonti energetiche più efficienti, la messa a punto di apparecchiature o un cambio nelle abitudini dei lavoratori.
10. Costi per nuove attrezzature vs costi di riparazione: questo indicatore aiuta a capire quando e fino a che punto sia preferibile riparare piuttosto che acquistare nuove attrezzature, e quando invece non è più conveniente riparare perché l’investimento nel nuovo acquisto ripaga in termini energetici, di rendimento e di risparmio a lungo termine.

I Key Performance Indicator (KPI) sono dunque di grande aiuto nella fasi di gestione e manutenzione degli asset. Monitorare nel modo corretto le metriche scelte è fondamentale per sfruttare a pieno le indicazioni che arrivano da questi dati.

Per questo il mio  consiglio è quello di provare il facility management software per tenere traccia dei KPI e verificare in prima persona come anche nella manutenzione e gestione di un’opera si possono raggiungere traguardi sempre nuovi!

Indirizzo articolo: https://bim.acca.it/kpi-facility-management-scopri-i-10-piu-importanti/