Lavorare in cloud sui tuoi documenti: vantaggi e opportunità
Come lavorare in cloud e condividere online documenti di Microsoft Office (Word, Excel, Power Point): le nuove modalità di gestione dei progetti
Per redigere qualsiasi tipo di progetto è necessario produrre una serie di elaborati e documenti per comunicare con collaboratori, imprese e committenti (come report, checklist, contratti, capitolati, ecc.) o per ottenere autorizzazioni e permessi dagli uffici di competenza (relazioni tecniche, asseverazioni, ecc.).
Riuscire a gestire tutti i documenti anche quando non si è in ufficio e averli sempre a disposizione è senza dubbio un valido aiuto per il professionista.
Certamente, infatti, ti sarà capitato di avere la necessità di modificare una relazione specialistica mentre ti trovavi in cantiere, o di dover aggiornare e aggiungere dati durante una riunione, oppure di voler creare nuovi documenti mentre eri in viaggio, continuando a lavorare normalmente anche quando non avevi la possibilità di accedere fisicamente al tuo pc.
In questo focus ti suggerisco uno strumento utile per lavorare in cloud ed agevolare tutte le attività ovunque ti trovi.
Sto parlando di usBIM, il BIM management system per la digitalizzazione del mondo delle costruzioni. ed in particolare di usBIM.office, l’applicazione gratuita integrata nel sistema usBIM per visualizzare, creare e modificare online i documenti di Microsoft Office® (Word, Excel, PowerPoint), direttamente dal tuo browser.
Lavorare in cloud ai documenti Excel con usBIM.office
Come trasferire il tuo lavoro in cloud con usBIM.office
Il modo di lavorare si sta evolvendo, abbracciando una filosofia sempre più aperta e collaborativa. Questo cambiamento è supportato da innovazioni tecnologiche che lo rendono possibile: piattaforme collaborative, sistemi in cloud, soluzioni online per il BIM document management, applicazioni online, ecc.
E’ necessario, quindi, conoscere tutti questi strumenti e sfruttarli per migliorare il tuo lavoro e per favorire:
- lo scambio costante di file
- la comunicazione diretta tra i professionisti
- il versionamento automatico dei file
- l’archiviazione dei dati
- la consultabilità in tempo reale dei file di lavoro
- compatibilità dei software utilizzati dai diversi professionisti
- il coordinamento tra i diversi modelli
- il controllo delle interferenze tra i modelli (es: impianti, struttura, architettonico)
- la validazione delle scelte di progetto
- la definizione di un flusso di coordinamento generale.
Una delle applicazioni di usBIM che ti permette di ottimizzare l’organizzazione del tuo lavoro in cloud è usBIM.office.
Con usBIM.office puoi aprire e visualizzare direttamente nel browser diversi tipi di file e, se sei abbonato a Microsoft Office 365® Business o Education, puoi anche modificarli direttamente sulla piattaforma usBIM.
Il vantaggio è che non devi più fare l’upload e il download dei documenti in formato Word, Excel, PowerPoint (o di altri software Office di Microsoft) per visualizzarne i contenuti o modificarli. In questo modo, lavori completamente in cloud ed eviti di duplicare e copiare file, occupando spazio sul tuo dispositivo. Questo implica anche che puoi lavorare alla tua relazione tecnica anche se non sei in ufficio, sfruttando tutte le funzionalità di Word anche dal tuo telefono o dal tablet, oltre che dal pc.
Puoi anche creare un nuovo documento direttamente online e scegliere tra i formati Excel, PowerPoint, Word.
Grazie alle avanzate funzioni di collaborative working sincronizzi le attività del team e non c’è il rischio di lavorare su versioni non aggiornate dei documenti. Una volta caricati i documenti in formato Microsoft su usBIM, tutto il team di lavoro può:
- visualizzarli direttamente online cliccando sul tasto di visualizzazione
- editarli se in possesso di una licenza Microsoft Office 365® Business o Education
- vedere tutte le modifiche in tempo reale e archiviare ogni versione
- interagire e commentare ogni attività con la chat integrata.
Lavorare in cloud ai documenti Office con usBIM.office
In pratica, con usBIM.office crei, visualizzi, modifichi e condividi i documenti di Microsoft direttamente online dal tuo browser.
Come utilizzare usBIM.office: un esempio pratico
Per capire come usBIM.office possa contribuire ad ottimizzare il tuo lavoro in cloud, ti faccio un esempio pratico.
Immaginiamo che l’architetto del tuo gruppo di lavoro abbia ricevuto l’incarico di scrivere la relazione tecnica per descrivere lo stato dei luoghi di un edificio residenziale, prima di iniziare i lavori di manutenzione. Si reca in cantiere e durante il sopralluogo, utilizzando il suo tablet, inizia a scrivere alcuni appunti utilizzando usBIM.office.
In pratica, crea una nuova cartella su usBIM, crea un nuovo documento .docx, sfrutta tutti i comandi di Word per scrivere la relazione e condivide il documento con i suoi collaboratori, avvisandoli con un messaggio sulla chat di usBIM. L’ingegnere del team, che si trova fuori per lavoro, vede il messaggio in chat e inizia a leggere la relazione tecnica direttamente dallo smartphone. L’altro collaboratore, che si trova in ufficio, integra il documento .docx che gli è stato condiviso, inserendo la descrizione degli interventi di progetto da realizzare.
Tutti lavorano allo stesso documento e possono visualizzare le modifiche apportate da ciascun collaboratore. Il file non viene mai scaricato sul pc e il lavoro è svolto completamente in cloud.
Il documento è al sicuro sul cloud di usBIM, non si rischia di lavorare ad una versione non aggiornata, non si occupa spazio sul proprio dispositivo e si può lavorare in gruppo anche a distanza.
Come usare gratis usBIM.office
Per iniziare ad utilizzare gratis usBIM.office e tutte le altre applicazioni di usBIM basta accedere alla pagina di usBIM e inserire le credenziali del tuo account ACCA.
Se non hai ancora un account ACCA:
- vai sulla pagina MyACCA
- esegui la registrazione inserendo tutti i tuoi dati
- inserisci la tua mail e una password.
A questo punto sei già pronto per iniziare, basta solo creare un file Word, Excel, PowerPoint direttamente su usBIM oppure caricare un file già in tuo possesso in una cartella del cloud di usBIM e puoi visualizzarli e modificarli ovunque ti trovi e da qualsiasi dispositivo.
Non hai un modello a portata di mano, ma sei curioso di provare le funzioni di navigazione online di usBIM? Prova subito le funzionalità di visualizzazione e navigazione di usBIM con un nostro modello!
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