QR code: una rivoluzione nel Facility Management

Scopri come i QR code stanno rivoluzionando il Facility Management, migliorando efficienza, monitoraggio dei servizi e feedback dell’utente

Il Facility Management è il settore che si occupa della gestione efficiente degli edifici e delle relative risorse ad essi associate (impianti, attrezzature, personale, ecc.), al fine di migliorarne la funzionalità e la sostenibilità. Esistono modi sempre più innovativi ed efficaci per monitorare un asset e gestire anche i servizi più complessi. I QR code (Quick Response code) sono uno di questi e stanno diventando uno strumento fondamentale nel Facility Management. Applicati a software di Facility Management consentono di avere rapido accesso alle informazioni e di monitorare gli asset con processi sempre più automatizzati, veloci e sicuri. Scopriamo di più!

Introduzione ai QR code nel Facility Management

Sei mai entrato in un grande edificio e ti sei chiesto come tutto funzioni così fluidamente? Dal condizionamento d’aria alle luci, dalla pulizia ai servizi di manutenzione, tutto sembra gestito alla perfezione e senza molto sforzo. Questa è la magia del Facility Management. Ora, immagina di aggiungere una spolverata di tecnologia a tutto questo. Sì, sto parlando di codici QR che sicuramente conosci ed utilizzi sempre più spesso.

Se vuoi saperne di più sul Facility Management, leggi anche “Cos’è il Facility Management?” e “BIM Facility Management: il potere del BIM nella gestione degli asset“.

La popolarità dei codici QR

Nati come strumento per tracciare le parti nella produzione automobilistica, i codici QR sono ora utilizzatissimi in numerosi settori, e il Facility Management non fa eccezione. Semplici da generare e ancor più semplici da scansionare, i codici QR stanno diventando un indispensabile strumento di gestione delle risorse. Ma vediamo nel dettaglio come utilizzarli nella gestione di un asset.

L’importanza dell’efficienza nel Facility Management

In un mondo in cui il tempo è denaro, l’efficienza è tutto. E cosa potrebbe essere più efficiente di un codice che può essere scansionato in un secondo, con un dispositivo alla portata di tutti (smartphone, tablet) e che fornisce tutte le informazioni necessarie su un particolare asset o servizio? Vediamo nello specifico in cosa i QR code ci supportano nel Facility Management e come migliorano i processi operativi.

Utilizzo di QR code nel Facility Management

Come i QR code migliorano i processi operativi del Facility Management

Utilizzare i codici QR nel Facility Management è come avere una biblioteca di informazioni tascabile. Con una semplice scansione, è possibile accedere a dettagli come l’ultimo intervento di manutenzione, lo stato corrente e persino le istruzioni per piccoli interventi. Ecco alcuni esempi:

• gestione degli asset: i QR code possono essere utilizzati per identificare in modo univoco ogni asset all’interno di un edificio o di una struttura. Ogni asset può essere dotato di un QR code che contiene informazioni dettagliate su di esso, come la data di installazione, la manutenzione programmata e gli eventuali problemi riscontrati;
• accesso rapido alle informazioni: i QR code consentono a chiunque, compresi gli addetti alla manutenzione e il personale tecnico, di accedere rapidamente alle informazioni sugli asset. Basta scansionare il QR code con uno smartphone o un tablet per ottenere istantaneamente tutti i dettagli necessari. Questo elimina la necessità di inserire manualmente dati o cercare informazioni, risparmiando tempo e riducendo gli errori umani;
• miglioramento della manutenzione preventiva: gli operatori possono segnare le attività di manutenzione effettuate, aggiungere note e caricare foto direttamente sul sistema attraverso la scansione del QR code. Questo aiuta a mantenere gli asset in condizioni ottimali e a prevenire guasti;
• tracciabilità e sicurezza: i QR code possono essere utilizzati per tenere traccia di quando e da chi sono state effettuate le operazioni di manutenzione, migliorando la responsabilità e garantendo un ambiente di lavoro più sicuro;
• automatizzazione dei processi: l’uso dei QR code può automatizzare una serie di processi. Ad esempio, in un magazzino, i QR code sugli scaffali possono essere utilizzati per tenere traccia degli inventari in tempo reale, consentendo la gestione automatizzata degli ordini e delle scorte. Può essere anche integrato con sistemi di gestione dell’edificio (BMS) e software di Facility Management. Ciò consente l’automatizzazione dei processi, come la programmazione automatica della manutenzione in base alle informazioni rilevate dai QR code;

In generale, i codici QR migliorano i processi operativi semplificando l’accesso alle informazioni, automatizzando compiti, migliorando la tracciabilità e contribuendo a una gestione più efficiente degli asset e delle risorse. Sono uno strumento versatile che può essere adattato a una vasta gamma di applicazioni, contribuendo a ottimizzare le operazioni in vari settori industriali.

Tracciare gli Asset con i codici QR

I codici QR sono come ID digitali per ogni asset all’interno di un edificio. Che si tratti di attrezzature di pulizia, di macchinari o di interi piani, i codici QR rendono il processo di identificazione e tracciamento estremamente efficiente.

Tracciare gli asset con i codici QR è un processo che consente di identificare in modo univoco e tenere traccia di ciascun asset all’interno di un’organizzazione o di un ambiente. Ecco come funziona in dettaglio:

• creazione dei QR code: per iniziare, è necessario creare un QR code univoco per ciascun asset. Questo QR code conterrà informazioni specifiche sull’asset, come un identificatore univoco, la data di acquisizione, la posizione, le informazioni di manutenzione e altro ancora. Le informazioni vengono codificate nel QR code utilizzando uno schema di codifica specifico, come QR Code Model 2D. Gli standard come ISO/IEC 18004 definiscono il formato del codice QR;
• applicazione dei QR code sugli Asset: creati i QR code, vengono fisicamente applicati sugli asset. Questo può essere fatto mediante etichette adesive contenenti il QR code o mediante marcatura diretta dell’asset (ad esempio, incisione laser);
• scansione dei QR code: per tracciare un asset, un operatore o un tecnico deve utilizzare un dispositivo mobile, come uno smartphone o un tablet, con una fotocamera integrata. L’operatore apre un’applicazione o un software dedicato per la scansione dei QR code. Quando il dispositivo viene puntato sul QR code, la fotocamera cattura l’immagine del codice e il software lo decodifica per estrarre le informazioni contenute;
• accesso alle informazioni dell’Asset: una volta scansionato il QR code, il software mostra le informazioni relative all’asset direttamente sul dispositivo dell’operatore. Queste informazioni possono includere dettagli come la storia di manutenzione, i dati di acquisto, la data di installazione e qualsiasi altra informazione rilevante;
• aggiornamento delle informazioni: durante l’uso quotidiano o durante le operazioni di manutenzione, l’operatore può aggiornare le informazioni relative all’asset attraverso l’applicazione. Questo può includere la registrazione di manutenzioni effettuate, la registrazione di guasti o l’aggiunta di nuovi dati. Le modifiche apportate vengono solitamente sincronizzate con un sistema di gestione degli asset centralizzato, spesso tramite una connessione internet;
• monitoraggio e reportistica: tutte le informazioni riguardanti gli asset vengono memorizzate in un database centralizzato. Questo permette di monitorare e generare report sullo stato degli asset, sulla loro manutenzione e sulle scadenze,
• manutenzione preventiva: i dati tracciati consentono di pianificare e gestire la manutenzione preventiva in modo più efficiente. È possibile impostare alert o notifiche basate su scadenze o condizioni rilevate;
• sicurezza e tracciabilità: la tracciabilità degli asset mediante QR code contribuisce alla sicurezza. Per esempio, in caso di richiami di prodotti, è possibile identificare rapidamente e ritirare gli asset interessati.

In sintesi, il tracciamento degli asset tramite codici QR è un processo che impiega la codifica delle informazioni su QR code, la loro applicazione sugli asset fisici, la scansione tramite dispositivi mobili e la gestione centralizzata dei dati per monitorare, mantenere e ottimizzare il ciclo di vita degli asset all’interno di un’organizzazione. Questo processo migliora la tracciabilità, la manutenzione e la gestione degli asset, riducendo i costi e migliorando l’efficienza operativa.

Vantaggi di software di Facility Management con supporto di QR code

L’integrazione di codici QR in Facility Management software offre un ulteriore livello di efficienza, poiché questa combinazione consente di ottimizzare e semplificare la gestione delle risorse e degli impianti all’interno di un’organizzazione. Pensate a quanto può essere semplificata la pianificazione delle manutenzioni o il monitoraggio dei consumi energetici. Questa combinazione è particolarmente utile in ambienti complessi e in rapida evoluzione, come edifici commerciali, strutture sanitarie, impianti industriali e molto altro ancora.

Monitoraggio dei servizi e manutenzione

Oltre agli asset, i codici QR sono utili anche nel monitoraggio dei servizi di manutenzione e pulizia. Una rapida scansione può fornire dati sulle ultime attività di pulizia o su quando è stata effettuata l’ultima manutenzione di un impianto.

Può fornire lo storico della manutenzione, inclusi dettagli su ispezioni passate, riparazioni e attività di manutenzione. Oppure avviare attività di manutenzione programmate quando vengono scansionati, garantendo che gli asset ricevano assistenza tempestivamente. Le squadre di manutenzione possono anche impostare notifiche automatiche per la manutenzione futura basata sulle scansioni dei codici QR. Il personale di manutenzione può utilizzare i codici QR per registrare dettagli delle attività di manutenzione, come la data dell’intervento, le operazioni effettuate e i componenti sostituiti. Questi dati sono fondamentali per scopi di conformità e audit.

Nei casi in cui sono richiesti interventi di manutenzione complessi, i tecnici possono scansionare il codice QR per accedere a video didattici, manuali o per collegarsi con esperti a distanza per ricevere assistenza.

Inoltre, i dati raccolti attraverso le scansioni dei codici QR possono essere utilizzati per l’analisi delle prestazioni, consentendo alle organizzazioni di identificare tendenze, monitorare l’affidabilità degli asset e prendere decisioni basate sui dati per programmare la manutenzione e la sostituzione degli impianti.

Infine, i codici QR possono essere associati al controllo dei costi, consentendo alle organizzazioni di monitorare le spese relative alle attività di manutenzione sugli asset o servizi specifici.

Tecnologie emergenti nel Facility Management

Internet of Things (IoT) e sensori intelligenti

I codici QR sono solo la punta dell’iceberg quando si tratta di tecnologia nel Facility Management. L’IoT e i sensori intelligenti stanno anche facendo la loro comparsa, rendendo essenziale scegliere un software di Facility Management che possa integrare tutte queste funzionalità.

Esiste una campo del Facility Management, l’IoT Asset Management che prevede proprio l’uso di sensori e dispositivi connessi all’Internet delle cose (IoT) per monitorare lo stato di apparecchiature e beni di vario tipo all’interno di un’organizzazione. Ma come funziona in pratica? Su ciascun asset vengono installati sensori appositi che sono in grado di rilevare e trasmettere automaticamente al sistema centrale informazioni quali la posizione, lo stato di funzionamento, eventuali anomalie o guasti, ecc. Questo processo garantisce una risposta immediata in caso di necessità e rende l’intero ciclo di gestione e manutenzione degli asset notevolmente più efficiente.

Per approfondire questo argomento, ti consiglio la lettura dell’articolo: Cos’è l’IoT asset management e i 6 principali vantaggi.

Esempi di aziende che hanno adottato i QR code nel Facility Management

Ci sono numerose aziende che hanno adottato con successo i codici QR nel Facility Management per migliorare l’efficienza operativa e la gestione degli asset. Ecco alcuni esempi concreti:

• ospedali e strutture sanitarie: molte strutture sanitarie utilizzano i codici QR per tracciare l’ubicazione e la manutenzione delle attrezzature mediche. Ad esempio, i dispositivi medici come le pompe per infusione o i monitor cardiaci possono essere dotati di QR code per tenere traccia delle date di manutenzione, delle scadenze delle calibrazioni e dei dati storici sul funzionamento;
• catene di ristoranti e fast food: le catene di ristoranti utilizzano i codici QR per semplificare l’ispezione e la manutenzione degli impianti, inclusi gli impianti per la preparazione del cibo, i sistemi HVAC e le attrezzature di sicurezza. La scansione dei codici QR fornisce ai tecnici di manutenzione accesso immediato alle istruzioni di manutenzione e alle checklist di controllo;
• strutture alberghiere e resort: nell’industria alberghiera, i codici QR vengono utilizzati per la gestione degli asset e dei servizi. Ad esempio, i codici QR sono posti su attrezzature da cucina, apparecchiature per il riscaldamento e il raffreddamento e altre risorse alberghiere. Questo consente di monitorare lo stato di manutenzione e semplifica la pianificazione degli interventi;
• industria manifatturiera: le aziende manifatturiere utilizzano i codici QR per la gestione degli asset all’interno delle loro strutture. Le linee di produzione, le macchine e le attrezzature possono essere dotate di codici QR per tenere traccia delle operazioni di manutenzione, delle registrazioni di produzione e delle operazioni di riparazione;
• edifici commerciali e uffici: i gestori di edifici commerciali e uffici utilizzano i codici QR per semplificare la manutenzione degli impianti e la gestione degli spazi. Ad esempio, i codici QR sono posti su ascensori, sistemi di illuminazione e sistemi di sicurezza. La scansione dei codici QR consente di accedere rapidamente a informazioni sui fornitori, manuali di manutenzione e dati di monitoraggio;
• compagnie di trasporto e logistica: le aziende di trasporto e logistica utilizzano i codici QR per tracciare e gestire veicoli, container e altre risorse. I codici QR possono essere applicati su ciascun veicolo e collegati a informazioni sulla manutenzione programmata, le ispezioni di sicurezza e i dati di localizzazione GPS;
• istituti educativi: scuole e università possono utilizzare i codici QR per la gestione delle risorse, come computer, attrezzature scientifiche e apparecchiature audiovisive. Ciò semplifica la manutenzione preventiva e la localizzazione delle risorse in caso di necessità.

In questi esempi, l’uso dei codici QR ha portato a una maggiore efficienza operativa, riducendo i tempi di inattività, migliorando la tracciabilità degli asset e semplificando la gestione delle attività di manutenzione e servizio.

Effetti positivi sull’efficienza e la soddisfazione del cliente

Oltre alla riduzione dei tempi e dei costi, l’utilizzo di codici QR ha anche un impatto positivo sulla percezione del cliente, che vede un servizio più rapido e più efficiente.

L’uso dei codici QR, infatti, consente:

• risposta più rapida: la possibilità di accedere istantaneamente alle informazioni degli asset tramite QR code permette una risposta più rapida a problemi o guasti, garantendo che le situazioni critiche siano affrontate prontamente;
• trasparenza e accountability: i QR code consentono di tenere traccia delle attività di manutenzione e di servizio in modo dettagliato, aumentando la trasparenza e l’accountability. Questo può portare a una maggiore fiducia da parte dei clienti nell’ambito delle prestazioni e della manutenzione dei servizi;
• riduzione degli errori umani: eliminando la necessità di inserire manualmente dati o consultare documenti cartacei, i QR code riducono il rischio di errori umani. Ciò contribuisce a migliorare la qualità dei servizi erogati;
• pianificazione più efficace: la disponibilità di dati dettagliati sui servizi e sugli asset consente una pianificazione più precisa delle attività di manutenzione e servizio. Questo può aiutare a evitare sovrapposizioni o sottoutilizzo delle risorse;
• miglior utilizzo delle risorse: il monitoraggio dettagliato degli asset consente di identificare quali risorse richiedono manutenzione o sostituzione in modo tempestivo, evitando sprechi di risorse finanziarie.

L’importanza di adottare nuove tecnologie

L’adozione di nuove tecnologie è fondamentale perché consente alle organizzazioni di rimanere competitive, migliorare l’efficienza operativa e adattarsi ai cambiamenti del mercato. Queste tecnologie possono aumentare la produttività, ottimizzare i processi, ridurre i costi e fornire nuove opportunità per innovare e crescere. Inoltre, l’uso delle nuove tecnologie può migliorare l’esperienza dei clienti, aumentare la soddisfazione dei dipendenti e contribuire a una maggiore sostenibilità ambientale. Nel complesso, l’adozione di nuove tecnologie è essenziale per il successo a lungo termine delle organizzazioni in un mondo sempre più digitale. La chiave del successo nel facility management sta nell’adattamento e nell’adozione di nuove tecnologie. I codici QR sono un passo nella giusta direzione per una gestione delle risorse più agile e ottimizzata.

Conclusioni e prospettive future

I codici QR hanno dimostrato di essere più che un semplice trend; sono una vera e propria rivoluzione nel mondo del facility management. Se non li avete ancora considerati, è ora di farlo.

Indirizzo articolo: https://bim.acca.it/qr-code-nel-facility-management/