Studio professionale e lavoro agile: ecco la soluzione
Lavoro agile: lavoro da remoto, smart working e altre tipologie. Ecco gli strumenti e le soluzioni per il professionista per essere subito operativo
I professionisti italiani sono messi a dura prova dall’emergenza Covid-19/Coronavirus e stanno inevitabilmente riorganizzando le proprie procedure lavorative.
La contromisura per non sospendere del tutto le attività è il ricorso al lavoro da remoto o ad altre tipologie di “lavoro agile“.
Nasce l’esigenza per tutti i professionisti di riorganizzarsi per riuscire a lavorare direttamente da casa. Si rendono sempre più necessari, pertanto, strumenti per la “remotizzazione” del proprio ufficio.
In questo articolo, che fa parte di una sezione interamente dedicata all’argomento, ti illustro come organizzare uno studio professionale condiviso con lo scopo di fornire ai professionisti tutti gli strumenti per continuare a coordinare al meglio le proprie attività di lavoro, anche restando a casa.
Nello specifico, ti illustro le soluzioni più adeguate per le esigenze di:
- studio professionale singolo (questo articolo)
- studio condiviso
- studio associato
- studio con dipendenti.
Tutti i contenuti sono ricchi di immagini esplicative, GIF animate, indicazioni e tutorial che ti consentono di avviare velocemente la tua attività professionale da remoto, di gestire il lavoro di gruppo, la logistica, i tuoi dipendenti, i tuoi dati, ecc. tutto con una piattaforma cloud.
Il lavoro dei professionisti italiani nell’emergenza Coronavirus
Anche se gli studi professionali non hanno l’obbligo di chiusura, ci sono attività attualmente precluse (e il quadro è in evoluzione). Si pensi, per esempio, alla sospensione dei cantieri per i tecnici o alla sospensione delle udienze per gli avvocati.
I Consigli nazionali si sono affrettati a fornire indicazioni per gestire al meglio l’emergenza, sia per chi continua ad assicurare un presidio negli studi, sia per chi deve fare tutto, o quasi, in modalità digitale.
Prima di definire compiutamente il lavoro agile, di cui si sente sempre più parlare, facciamo una sintesi dell’attuale condizione lavorativa dei professionisti italiani.
Avvocati
La tradizionale organizzazione del lavoro, mattina in tribunale e pomeriggio in studio, è senza dubbio saltata a causa della sospensione delle udienze. La maggior parte dei professionisti si sta organizzando per continuare a lavorare a distanza.
Commercialisti
Anche se le udienze tributarie sono sospese, i termini processuali continuano a scorrere. È uno dei problemi che influisce sulla riorganizzazione del lavoro della categoria. Situazione ancora peggiore è quello degli adempimenti. Anche per i commercialisti, l’unica strada è comunque il lavoro da remoto.
Notai
Anche loro devono restare aperti o, quanto meno, assicurare la presenza minima. Il Consiglio nazionale del notariato ha fornito una serie di indicazioni, nel rispetto delle indicazioni del Governo, per chi continua a lavorare, per esempio: incentivare le procure speciali e raccomandare ai clienti di evitare accompagnatori non necessari.
Architetti e ingegneri
Studi operativi anche per i tecnici, ma di fatto organizzati il più possibile con il lavoro da remoto. Per le pratiche edilizie e urbanistiche semplici si continua grazie all’invio telematico della documentazione. Per le attività più complesse si lavora da casa con la difficoltà di non avere strumentazione e software adeguati. Ma il problema più grande riguarda sicuramente i cantieri, poiché per il Dpcm possono continuare le lavorazioni, ma rispettare tutte le misure di sicurezza risulta comunque molto difficile.
Professioni sanitarie
Le professioni sanitarie sono in prima linea per fronteggiare l’emergenza in corso. Si lavora senza sosta non solo in ospedale ma anche nei laboratori, impegnati attualmente ad analizzare i tamponi per il virus. L’attività sanitaria nei laboratori pubblici e privati non si ferma ma è stata riorganizzata per lavorare in sicurezza.
Tipologie di lavoro remoto e lavoro agile
Il famoso lavoro agile, più volte menzionato negli ultimi giorni dal Governo, può essere suddiviso in:
- Telelavoro: prevede lo svolgimento della prestazione lavorativa a distanza rispetto alla sede centrale dell’azienda o ufficio.
Il datore di lavoro ha l’obbligo di fornire tutte le dotazioni necessarie, quali ad esempio la postazione di lavoro e le strumentazioni tecnologiche, e di garantire la salute e sicurezza dello stesso lavoratore presso il suo domicilio. - Home Working: è il lavoro da casa, che, non essendo funzionalmente un ambiente destinato al lavoro d’ufficio, ha bisogno almeno in parte di essere riorganizzata.
Individuare un angolo adatto per posizionare il proprio notebook, magari nel soggiorno, nella propria stanza da letto, o addirittura in una cucina grande ed accogliente, potrebbe assicurare uno spazio di lavoro comodo ed efficace. In alternativa, se presente, diventa utilissimo l’ambiente studio. - Remote Working: è il lavoro da remoto, ossia il lavoro che può essere svolto da casa, in uno spazio co-working, in una caffetteria. Infatti lavorare da remoto è possibile e produttivo se l’azienda della quale si è dipendenti ha già attivato una strategia di Smart Working.
- Smart Working: riguarda un cambiamento che investe tutta l’organizzazione aziendale o dello studio professionale di grandi dimensioni e più sedi, e che va quindi accompagnato da un percorso di change management, che comprende anche quel complesso di attività e strumenti con cui un’azienda gestisce l’innovazione tecnologica. Si fonda su tre pilastri fondamentali:
- tecnologia
- spazi
- organizzazione aziendale.
Il lavoro agile per lo studio singolo
Il professionista singolo ha la necessità di continuare, per quanto possibile, la propria attività lavorativa, assicurando l’avanzamento delle procedure essenziali. Per il lavoratore singolo non è complicato riorganizzare la propria attività da remoto: infatti, non avrà la necessità di coordinare a distanza il lavoro di altri attori né di verificarne l’effettiva produttività. Basterà, in questo caso, solo avere acceso ai dati, alle pratiche, ecc. su cui intende lavorare e gli strumenti software per farlo. Più complessa sarà la gestione del rapporto con i propri clienti o con attori esterni (imprese edili, fornitori, eventuali collaboratori, tirocinanti, ecc.). Anche in questo caso, però, sarà possibile almeno assicurare le attività indispensabili (come scambiare dati e coordinare le operazioni a distanza), utilizzando gli strumenti che ti consiglierò più avanti.
Il kit perfetto per l’home working del professionista
Ora ti illustro gli strumenti necessari per operare in maniera efficace da remoto.
Ti occorrono:
- un notebook o un pc fisso
- una connessione internet
- una piattaforma Cloud
La maggior parte dei professionisti ha già sicuramente in dotazione tutti questi strumenti, pertanto di seguito, mi soffermo solo sulla questione relativa alla piattaforma cloud.
Piattaforma Cloud
Una piattaforma Cloud appositamente progettata ti consente di avere a disposizione uno spazio di lavoro web su cui organizzare i tuoi lavori ed invitare altri tecnici a collaborare, assegnando ruoli e permessi di accesso. Puoi strutturare un ambiente digitale secondo le tue esigenze e modalità di lavoro, con una migliore organizzazione ed un maggior controllo di tutte le attività e dei risultati.
usBIM.platform: piattaforma di lavoro in Cloud
Tra le varie piattaforme Cloud, ti consiglio usBIM.platform ONE, sviluppata da ACCA in risposta alle reali esigenze dei suoi clienti (ingegneri, architetti, geometri, imprese). Se hai già un software BIM (Edificius, Edificius-MEP, PriMus-IFC, CerTus-HSBIM, EdiLus, TerMus, ManTus ), hai già a disposizione, gratuitamente per un anno, usBIM.platform ONE. Inoltre, anche se non hai un software BIM, puoi utilizzare subito gratis la piattaforma, scaricando il software gratuito usBIM.viewer+.
Organizzazione, salvataggio e condivisione di file e informazioni
Puoi creare spazi digitali condivisi, gestire gruppi di lavoro e permessi differenziati. Documenti e dati possono essere scambiati, aggiornati e modificati da tutti coloro che lavorano insieme a te direttamente on line o tramite download ed upload dalla piattaforma.
usBIM.platform: piattaforma di lavoro in Cloud
usBIM.platform ONE è una piattaforma aperta e può ospitare qualsiasi formato di file; tutti i tecnici possono adoperare qualsiasi software per produrre i documenti da caricare sul cloud. Molti formati sono leggibili direttamente da browser e quindi possono essere aperti e consultati on line – senza usare alcun software – anche da dispositivi mobili, grazie ai servizi offerti dalla piattaforma.
Dai software ACCA dotati di funzioni di integrazione con usBIM.platform ONE (Edificius, PriMus, CerTus, EdiLus, TerMus, ecc.) è possibile salvare i file direttamente sulla piattaforma scegliendo direttamente dal programma lo spazio su cui salvare in Cloud.
La piattaforma gestisce automaticamente le revisioni del file ed eventuali notifiche da inviare ad altri collaboratori impegnati in quell’ambito ed in quella fase del progetto.
Con usBIM.platform ONE il tuo lavoro quotidiano è più sicuro grazie al backup automatico dei dati e al disaster recovery, i tuoi dati sono localizzati sempre in Europa. La soluzione risponde alle regole dettate dal codice di condotta CISPE, dal GDPR e dalle norme europee in materia di privacy.
Navigazione del progetto direttamente via web
Con usBIM.platform ONE visualizzi e gestisci online i dati, i documenti e i modelli che risiedono sul cloud, con un semplice web browser, con qualsiasi device e senza il supporto di software di BIM authoring. Puoi
navigare all’interno dei tuoi progetti (SKP, DWG, OBJ, RVT, IFC, PLY, ecc.) direttamente in 3D . Inoltre, hai funzioni avanzare per lavorare anche sui file in formato standard PDF e DWG, DXF.
usBIM.platform: viasualizzazione di un progetto 3D sul web
Inoltre puoi collaborare in tempo reale con gli utenti connessi sul progetto e condividere il link del modello con i tuoi clienti
Lavorare da una postazione remota
Pertanto, se sei un professionista (architetto, ingegnere, geometra, ecc.) e hai esigenze di lavorare da remoto, usBIM.platform ONE è certamente la soluzione ideale per te.
A differenza dei ‘semplici’ Cloud (ad esempio Google Drive o Dropbox, ecc), hai a disposizione una serie di servizi appositamente progettati e sviluppati per te, per migliorare il tuo lavoro specifico.
Se devi condividere il tuo lavoro con altri colleghi, puoi usare usBIM.platform ONE e in particolare usBIM.browser.
Sfruttando un qualsiasi browser (Google Chrome, Explorer, ecc.) puoi connetterti sulla tua piattaforma e scaricare il progetto, precedentemente caricato, e continuare la tua attività ovunque tu sia.
Di seguito ti indico i semplici passaggi utili ad importare ed esportare file sfruttando usBIM.platform.
Caricare un file sulla piattaforma è semplicissimo, infatti devi:
- spostarti nella cartella in cui vuoi inserire il file
- cliccare su “upload” (come mostrato nell’immagine precedente).
Per poter scaricare un file sulla piattaforma, invece, devi:
- selezionare il file che desideri scaricare
- cliccare su “download” (come mostrato nell’immagine precedente).
Il browser consente di aprire modelli 3D.
Mostrare il progetto a un cliente
Hai l’esigenza di far vedere il progetto al tuo cliente o all’impresa e non hai a disposizione il tuo PC o non sei fisicamente con loro? Con usBIM.platform ONE non hai nessun problema.
Accedendo alla piattaforma e sfruttando il tool di usBIM.browser puoi navigare il modello e mostrarlo anche attraverso uno smartphone o un tablet, così da rendere più agevole l’operazione.
Nello specifico, attraverso usBIM.browser, la piattaforma permette di gestire formati proprietari ed aperti, ed in particolare è certificata da buildingSMART International per l’import del formato IFC, standard per lo scambio informativo nei processi edilizi.
usBIM.browser, in particolare, supporta l’apertura dei seguenti formati digitali che vengono caricati all’interno dell’ACDat: IFC, EDF, RVT, RFA, OBJ, OBJZIP, DAE, 3DS, DXF, DWG, SKP, SVG. Tutti gli altri formati (es. jpeg, formati office, txt, ecc.), se è possibile, sono visualizzabili in modalità standard tramite il web-browser, altrimenti possono essere scaricati in locale ed essere aperti con il software dedicato.
Per visualizzare un file è semplicissimo, occorre:
- selezionare il file
- cliccare sull’icona “visualizzazione” a forma di schermo tv;
usBIM.browser permette di vedere e gestire ogni singolo modello così come è stato prodotto dal rispettivo software di BIM authoring o di caricare contestualmente più file IFC, creare una vista federata dei modelli e ottenere l’integrazione del modello digitale BIM nella sua interezza.
Oltre a tutte le proprietà IFC dell’oggetto, usBIM.browser consente di accedere agli elaborati grafici o descrittivi, particolari costruttivi, specifiche tecniche, requisiti, prescrizioni, ecc.
Collaborare con un altro professionista
Hai la necessità di collaborare ad un progetto con un altro tecnico e devi gestire le varie fasi del lavoro nei rispettivi ambiti?
Puoi organizzare delle cartelle e gestire i permessi del/dei collaboratore/i, creare eventi condivisi e molto altro ancora.
Strutturare correttamente le cartelle consente di avere un archivio con i propri dati consultabile anche da browser con un qualunque dispositivo. Questo permetterà la remotizzazione del proprio lavoro e la gestione dello studio condiviso anche a distanza.
Come si procede?
L’amministratore dell’abbonamento gestisce i permessi delle cartelle che si trovano nel tool box sul lato sinistro dell’interfaccia del software, in modo da avere:
- cartelle con dati e informazioni consultabili dal singolo professionista (contenenti il proprio materiale di lavoro)
- cartelle condivise tra tutti i professionisti (contenenti bollette pagate o da pagare, calendario delle pulizie, file per l’organizzazione del materiale da comprare, ecc.).
La gestione dei permessi sulle cartelle di progetto è strutturata su più livelli:
- Solo Upload (U): l’utente carica la documentazione in piattaforma e vede solo la documentazione che ha caricato (primo livello)
- Solo Visualizzazione (V): l’utente vede e scarica tutto il contenuto di una cartella ma non può caricare altro materiale (primo livello)
- Visualizzazione + Upload (V+U): l’utente vede e scarica tutto il contenuto di una cartella ed inoltre ha la possibilità di caricare altra documentazione (secondo livello)
- Visualizzazione + Upload + Modifica (V+U+E): l’utente vede e scarica tutto il contenuto di una cartella e carica altra documentazione. Inoltre, attraverso la funzione di Editing, può modificare gli attributi della documentazione, eliminarla o creare sottocartelle (terzo livello).
I parametri che entrano in gioco nell’attribuzione dei permessi sono:
- Utente: il permesso viene attribuito a un Utente specifico
- Ruolo: il permesso viene attribuito a un Ruolo specifico
- Tutti: il permesso viene attribuito a chiunque.
Ti ricordo che se sei in possesso di software BIM ACCA, questi hanno già l’accesso alla piattaforma usBIM.platform ONE gratuito per un anno. Se non sei ancora cliente ACCA, scopri anche tu come poter accedere gratuitamente alla piattaforma e verifica in prima persona i vantaggi del lavoro da remoto.
usBIM.platform ONE e lavoro da remoto, video
Ecco un breve video sulle potenzialità di usBIM.platform.
Scarica gratis usBIM.viewer+ e ottieni un anno di accesso gratuito a usBIM.platform ONE
