Workflow di manutenzione: cos’è e che vantaggi ha?

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Il workflow di manutenzione pianifica le attività degli interventi manutentivi garantendo una migliore performance del processo. Scopri cos’è e quali sono i vantaggi

Se sei un professionista del settore AECO sai che la pianificazione è il primo indispensabile step per la buona riuscita di ogni processo.

La fase manutentiva non è da meno ed organizzare gli interventi di manutenzione attraverso specifici facility management software e workflow grafici comporta una serie di vantaggi per gli operatori e per l’intera fase manutentiva del bene.

Vediamo insieme e più nel dettaglio cos’è un maintenance workflow e quali sono i 6 principali benefici che comporta.

Che cos’è il maintenance workflow?

Il maintenance workflow, altrimenti detto “flusso di lavoro della manutenzione”, è il processo che organizza e pianifica il susseguirsi di quelle attività che nell’insieme costituiscono l’intervento manutentivo.

Gli scopi per cui è preferibile redigere un maintenance workflow sono vari e tra questi troviamo:

• consentire a tutti gli operatori coinvolti nella manutenzione di prepararsi adeguatamente in relazione al ruolo che svolgono nel processo;
• verificare di avere a disposizione tutte le apparecchiature, attrezzature ed eventuali pezzi necessari per l’intervento;
• studiare bene le attività da svolgere per realizzarne un accurato cronoprogramma nonché l’analisi del budget necessario e disponibile;
• garantire la più breve interruzione possibile di servizio e/o funzionamento dell’asset.

Il tipico flusso di lavoro del processo manutentivo è quello rappresentato nella seguente immagine:

Workflow di manutenzione

Immaginiamo ad esempio che il reliability engineer riceva i risultati di alcuni campionamenti in base ai quali si decide che è necessario procedere con l’intervento di manutenzione. A questo punto si innesca quanto previsto dal workflow:

• il tecnico responsabile della manutenzione avvia l’intervento, stabilendone tempi e dettagli esecutivi;
• si verifica la disponibilità delle attrezzature e lo stock dei pezzi necessari per eseguire l’intervento, si studiano i tempi minimi di fermo necessario e si verifica la disponibilità delle risorse tecniche;
• il responsabile della manutenzione affida l’intervento ad un tecnico;
• il tecnico analizza l’intervento nel dettaglio verificando ancora una volta pezzi ed attrezzatura necessari;
• una volta eseguito l’intervento, il tecnico rende conto dei pezzi di ricambio utilizzati, redige e firma la relativa documentazione;
• il supervisore esamina il lavoro, controfirma la documentazione e restituisce l’ordine di lavoro al pianificatore della manutenzione (maintenance planner);
• il maintenance planner aggiorna l’attività nel sistema di manutenzione e ripristina la frequenza dell’intervento in questione.

Computerized maintenance management system (CMMS)

Quali sono i 6 principali vantaggi del workflow di manutenzione?

La realizzazione dei flussi di lavoro della manutenzione e la conseguente produzione di diagrammi di flusso è chiaramente molto utile ma vediamo insieme quali sono i 6 principali vantaggi:

1. ottimizzazione del business process: nel tempo gli approcci manutentivi cambiano perché cambiano le tecnologie, le attrezzature, i materiali, etc. Monitorare e mappare quindi gli interventi manutentivi consente di:
   • determinare quali attività perfezionare e come;
   • realizzare una rappresentazione grafica rendendo il processo meno astratto ed evidenziando attività e passaggi non necessari;
   • individuare malfunzionamenti e colli di bottiglia nel maintenance workflow.
2. chiarimento del flusso di lavoro: la realizzazione del workflow di manutenzione sotto forma di diagrammi aiuta a comprendere la sequenza degli eventi, il loro scopo e la durata prevista;
3. chiarezza dei ruoli: intendere alla perfezione il ruolo che si ha nel processo manutentivo è indispensabile per la sua corretta esecuzione, mappare i maintenance workflow aiuta proprio nella corretta interpretazione di compiti e responsabilità;
4. audit interno: controllare la correttezza dei processi e il rispetto delle normative è più semplice ed efficace quando i processi manutentivi sono rappresentati sottoforma di diagrammi;
5. individuazione di difformità e responsabilità: qualora si dovessero commettere degli errori, grazie alla mappatura del maintenance workflow sarà più rapido determinare che violazione normativa c’è stata, in che fase del processo e i responsabili;
6. miglioramento della formazione del personale: i diagrammi dei workflow manutentivi aiutano ad individuare dove l’intervento non ha raggiunto le prestazioni richieste, sulla base di questa analisi si perfeziona poi la formazione del personale.

Come un Computerized Maintenance Management System (CMMS) aiuta ad ottimizzare il processo manutentivo?

Per Computerized Maintenance Management System (CMMS) si intende la gestione del processo manutentivo attraverso specifici e appositi strumenti come i facility management software, ma come può questo sistema potenziare il processo manutentivo?

I vantaggi della sua applicazione sono vari, tra cui:

• aiuta nella pianificazione della manutenzione, nel tracciamento delle proprietà e nella gestione delle problematiche;
• consente una comunicazione rapida ed efficiente;
• garantisce risparmio di tempi e costi legati alla gestione;
• permette la gestione tanto della manutenzione programmata quanto di quella straordinaria;
• integra un sistema di ticket;
• elabora la documentazione e le schede anagrafiche;
• geolocalizza gli asset;
• monitora e fornisce i report delle varie attività.

Il mio consiglio è quindi quello di rendere anche il tuo processo manutentivo computer-based e provare il facility management software professionale che ti permetterà di ottimizzare e rendere dinamica la manutenzione del tuo asset.

Indirizzo articolo: https://bim.acca.it/workflow-di-manutenzione-cosa-e-vantaggi/